Il Tempo, L'Agenda

Planning step-by-step

Riprendiamo le fila della serie sull’uso dell’agenda ed in particulare dell’ultimo post, sul project planning. Oggi vorrei darvi una idea più nel dettaglio di cosa significhi pianificare (planning) in vista del perseguimento di un obiettivo. Ed in particolare il focus sarà sugli obiettivi/progetti personali che possono essere quelli su cui possiamo trovare maggiore difficoltà non avendo nessuno a cui dare conto se non noi stessi! Inoltre per progetti di lavoro, ognuno di noi ha delle guide linea e delle tabelle di marcia dettate dal proprio ambiente lavorativo o dalle regole di esperienza della propria professione, per cui è molto più semplice rispetto al pianificare per se stessi.

Conosciamo già la definizione di “Progetto”: è un obiettivo che richiede più di un’azione per essere completato.

Oggi vediamo come usare l’agenda (o il planner) come strumento per perseguire l’obiettivo, spezzettandolo in tante piccole azioni e traguardi intermedi in modo che il vostro progresso sia misurabile e quantificabile. In particolare la nostra agenda può aiutarci nel risolvere alcuni dei principali problemi che incontriamo quando cerchiamo di perseguire un obbiettivo, come ad esempio la perdita di motivazione o lo scoraggiamento che deriva dal vedere ancora lontana la meta finale.

Step 1: La bucket list:

Da dove partire? Si parte dall’elenco dei propositi per il breve periodo (intendiamo per breve periodo qualsiasi lasso di tempo inferiore ad un anno). Si, magari quella lista di buoni propositi che avete fatto il 1 gennaio. Prendetela, non occorre aspettare l’inizio dell’anno, nè l’inizio del mese o della settimana per cominciare un nuovo progetto.

Facciamo finta che i vostri obiettivi siano questi:obiettivi

Questa è la vostra “bucket list”, qui ci potete mettere di tutto: tutto quello che vi piacerebbe fare, creare, implementarenelle vostre vite.

Regola numero uno: non sentirsi demoralizzati dalla lunga lista di progetti che abbiamo. Si chiama vita!

Step n. 2: la data!

Ora scegliete uno (per cominciare) di questi progetti che volete completare entro l’anno (consiglio: partite da uno semplice, aiuterà a tenervi motivati ed a fare “pratica”!). Dategli una una scadenza (o fissare una data, se preferite), prima di questo passo cruciale, stiamo solo parlando di sogni, lo sapete. 

Step n. 3: Analisi (pre-planning)

Sedetevi un attimo a tavolino e rispondete, per ciascun progetto prescelto, a queste domande. Sembrano sciocche o eccessove, ma in realtà vi aiutano a pianificare, a fare cioè project planning.

Vediamo un esempio concreto.

Obiettivo: Risparmiare 5,000€

  1. Quale è la scadenza che voglio darmi per questo obiettivo?
    (es. entro dicembre…)
  2. Perché è importante per me? Cosa mi motiva?
    (es. per affrontare meglio trasferimento, imprevisti,….)
  3. Posso stabilire delle tappe intermedie per misurare i miei progressi? Quali?
    (es. 500€ al mese)
  4. Di quali risorse ho bisogno per raggiungere l’obiettivo?
    (es. account ebay per vendere roba inutilizzata…, lavoretto extra,…, trovare un coinquilino con cui dividere spese…. )
  5. Della collaborazione di chi ho bisogno?
    (es. il partner/coinquilino, per contenere alcune spese)
  6. Quale è la prima azione che posso compiere?
    (es. aprire un conto corrente dedicato ai risparmi)
  7. Quali sono gli step successivi a questa prima azione?
    (es. creare un budget mensile, cancellare abbonamenti che non utilizzo più, ridurre consumo di …, usare meno l’auto,…)

Sapete cosa si è appena delineato davanti ai vostri occhi: la bozza del vostro project plan.

Step n. 4: Trasferire le informazioni nell’agenda/planner (Planning)

Ora non vi resta che spostare queste belle informazioni nella vostra agenda o planner.

Innanzi tutto, mettete un promemoria per quelli che sono gli obiettivi intermedi (nell’esempio, 500€ al mese da trasferire sul conto dedicato), sulla visuale mensile o sul vostro calendario.

Poi iniziate a stilare la vostra “Project To Do List” attingendo proprio al questionario a cui avete appena risposto:

  • fare ricerche su conto corrente online 0€ costi;
  • aprire conto corrente dedicato,
  • selezionare oggetti da vendere su ebay,
  • creare/riattivare account ebay;
  • mettere in vendita oggetto1, oggetto 2,….
  • disdire rinnovo abbobamento 1, abbonamento 2….
  • analizzare l’estratto conto dell’ultimo anno e creare un budget,
  • chiedere al partner di …., ….,

Man mano che vi accorgete o che emergono nuove cse da fare, annotatele nella stessa To Do List dedicata allo specifico progetto.

Ripetete per gli altri progetti su cui volete concentrarvi di qui ai prossimi mesi.

Si, il project planning richiede tempo! Ma è tutto tempo guadagnato in termini di efficienza ed efficacia delle vostre azioni future.

Ora che avete i vostri Project Plans, siete a buon punto, ma ancora non basta.

Step n. 5: Passare all’azione!

Assicuratevi di fare dei piccoli-grandi passetti costantemente verso il raggiungimento del vostro obiettivo intermedio e poi finale.

Segnatevi sull’agenda la prossima azione da fare non appena ne avete completata una (o prima di completarla, se ancora pendente e non consequenziale all’altra)!

Step n. 6: Revisioni periodiche

Revisionate e aggiornate il vostro piano con cadenza periodica (es. mensile o bisettimanale), monitorate i vostri progressi e, all’occorrenza, ridimensionate la tabella di marcia. Life happen!

Non potete prevedere oggi tutto quello che accadrà da qui a 12 mesi. E’ possibile che accada una spesa improvvisa (o anche una vincita inattesa!!!) per cui occorre ricalibrare gli obiettivi intermedi e/o la scadenza da assegnare al raggiungimento dell’obiettivo finale. Non scoraggiatevi. I piani sono fatti per essere adattati alle contingenze.

Ricordate: (quasi) niente va mai secondo i piani, ma… guai a non avere un piano!

Questa è una somma verità. Conoscere i vostri obiettivi, avere un piano d’azione non significa essere ingabbiati in uno schema, ma sapere quali pedine muovere e riposizionare per far spazio a quello che non avevate previsto.

Potete anche decidere di accantonare un progetto e focalizzarvi su un altro in quel momento più importante/urgente. Quando sarete pronti, riprenderete il vostro piano e ripartirete da lì. Non avete assolutamente perso nè tempo nè risorse!

Più in là scopriremo anche quali sono i metodi più efficaci per portare a termine gli impegni che prendiamo con noi stessi.

Per ora, avete già il vostro bell’esercizio della settimana!

Ciao e a presto!

 

L'Agenda

Progetti e Future Planning – Di cosa si tratta e gli errori da evitare.

Quella dei progetti è forse la sezione più fraintesa nelle agende, e quindi, a torto, meno o per nulla utilizzata.

Quando negli anni ’90 mi capitava di avere per mano una agenda ad anelli (all’epoca diffusissime, a poco prezzo e regalate a destra e a manca) quando arrivavo alla sezione “Progetti” pensavo non mi servisse perché… non ero un ingegnere né un architetto (ed ad alimentare questo fraintendimento c’era anche la visualizzazione standard di questa sezione con spazio per disegni “tecnici”).

Tutto ciò nasceva per me (e probabilmente per molti di voi) da un fraintendimento semantico: per me il progetto era qualcosa di assimilabile esclusivamente al costruire materialmente (con cemento e mattoni) una struttura fisica.

Sgombriamo pertanto la mente da questo fraintendimento e diamoci una migliore definizione al termine “Progetto”.

Il Progetto nell’ambito dell’organizzazione e pianificazione è una cosa che per essere completata richiede più di un’azione.

Di conseguenza, un progetto consta di più azioni, e cioè più cose da fare, una consequenziale all’altra o comunque collegate tra loro, per il raggiungimento di un certo risultato (=obiettivo)

Secondo questa definizione sono dei progetti sia Costruire una casa, sia Rimettere in ordine la cantina.

Il consiglio che vi do, se come è capitato a me anche voi faticate in questa fase a capire cosa sia un progetto, è quello di ragionare in termini di obiettivi.
L’obiettivo, il risultato che volete ottenere, talvolta richiede solo un’azione specifica (es.: stirare i panni), talvolta un piano d’azione (come ad es., perdere peso, laurearsi, riordinare l’armadio, cambiare lavoro…).

Ci sono progetti/obiettivi semplici, che richiedono il mero susseguirsi di alcune azioni concatenate (ad esempio: Riordinare la libreria – Azioni: Togliere tutti i libri; spolverare ripiani; dividere catalogare libri per genere/autore; riporre i libri sulla libreria, donare libri non più utili/interessanti – Stop!) e progetti importanti, che richiedono una pianificazione più dettagliata, una previsione di spesa, un piano di risparmio, la collaborazione di altri soggetti, ecc… (es. Comprare casa per le vacanze, Progettare una viaggio di famiglia, …).
Ci sono progetti personali (rimettersi in forma, leggere di più, passare più tempo con il partner/figli…) o professionali (progressione di carriera, cambiare/cercare lavoro, completare un ciclo di studi…); progetti familiari (pianificare una gravidanza, traslocare…), finanziari (estinguere debiti, creare un fondo di emergenza, investimenti…)… persino dedicarsi ad un nuovo hobby o imparare una nuova lingua o a suonare uno strumento musicale possono essere considerati e trattati come progetti.

Qualsiasi sia la vostra età e/o bucket list, qualsiasi sia il vostro sogno nel cassetto, c’è un solo modo per giungere al risultato sperato: FARE! Fare cosa? Le azioni che singolarmente conducono, un passo alla volta, alla realizzazione del vostro progetto (o obiettivo!). E per fare ciò dovete prima pianificare, ossia suddividere il vostro progetto in tante piccole azioni, tante quante ne servono per giungere alla meta, e darvi un tempo entro cui eseguirle.

Un obiettivo è un sogno con una data entro cui realizzarlo.

Probabilmente stanno iniziando a delinearsi in questi concetti alcune delle ragioni che vi trattengono dal realizzare i vostri progetti/obiettivi/sogni. Probabilmente iniziate ora ad avere una idea di cosa significhi e cosa serva per pianificare il futuro e arrivare alla realizzazione di un progetto/obiettivo.

Torneremo più volte a parlare di progetti e future planning, per adesso analizziamo nel dettaglio gli errori più comuni che possono ostacolarvi o rallentarvi nel perseguimento di un obiettivo:

  1. Confondere progetti e cose da fare. Questa è la difficoltà più comune. Come detto più su il progetto si compone di più azioni/cose da fare. Se inserite nella vostra lista di cose da fare cose che in realtà sono progetti, ne trarrete un senso di frustrazione, inconcludenza e sconfitta. Diversamente, se inserite solo le singole azioni (=actionable steps) vedrete che il vostro lavoro progredisce di giorno in giorno, un passetto alla volta (le classiche 50 pagine al giorno di qualsiasi studente universitario!).
    Rivediamo l’esempio fatto sopra di un progetto semplice come ad esempio riordinare la libreria. A meno che la vostra libreria non consti di 10 libri (Konmari sarebbe molto fiera di voi) è molto probabile che ognuna delle “azioni” su richiamate richieda un pomeriggio, e che quindi l’intero progetto per completarsi necessiti di qualche giorno. Se nella mia lista di cose da fare ho inserito “Togliere tutti i libri della libreria X”, potrò a fine giornata metterci una spunta, dopo che l’avrò fatto. Diversamente se sulla lista ho segnato non un’azione, ma l’intero progetto “Riordinare la libreria” quella spunta non riuscirò a darla sino a che non avrò finito tutto (sentendomi sopraffatta, demotivata e demoralizzata per la pendenza ancora irrisolta, con il rischio di lasciare il lavoro incompiuto).
  2. Non avere una scadenza: Se non vi ponete un termine entro cui fare/completare una cosa, è molto probabile che non vi ci dedicherete affatto e che il vostro progetto resti solo un sogno. Va benissimo sognare. Ogni tanto però dobbiamo scegliere quale di questi sogni realizzare, e per farlo occorre darci una scadenza (questo mese, il prossimo trimestre, entro cinque anni…).
  3. Non avere un piano d’azione: avere una scadenza aiuta ma non basta. Come abbiamo detto sopra il progetto si compone di più azioni, pertanto è di cruciale importanza fare l’elenco delle azioni (=project plan) che occorre compiere per poterlo realizzare, e portarle via via a compimento tutte (salvo rivedere ed aggiustare il piano d’azione in corso d’opera). Nel piano d’azione è molto importante anche includere degli Obiettivi intermedi (=milestones), specie per i progetti che richiedono più tempo per essere completati (senza fare esempi distanti dalla realtà di tutti i giorni: se dovete preparare un esame entro la fine del trimestre, oltre all’obiettivo delle famose 50 pagine al giorno, potete porvi un obiettivo mensile/settimanale per monitorare meglio i vostri progressi; includere nel vostro piano delle verifiche intermedie magari con un gruppo di studio; delle pause e/o giornate in cui di sicuro non potrete dedicarvi al 100% allo studio da recuperare, ecc…).
  4. Non dedicarvi con costanza ai progetti in corso: Potete avere il piano d’azione più dettagliato, non vi servirà a molto se poi su quelle 50 pagine al giorno non vi ci mettete con costanza e perseveranza. Siate, inoltre, un buon giardiniere: controllate la crescita ed il progresso dei vostri progetti con revisioni periodiche dello stato di avanzamento, il raggiungimento degli obiettivi intermedi e l’opportunità di rivedere il piano d’azione (es: magari invece che sognare di dare 4 esami a fine trimestre, potrebbe essere il caso di concentrarvi solo su due esami e prepararli a dovere!).
  5. Troppa carne sul fuoco: il tempo è una risorsa limitata. Fate attenzione a non mettere in piedi troppi progetti senza poter dedicare ad ognuno il giusto tempo ed attenzione (es. degli esami più su). Datevi una scala di priorità e cercate di completare uno/due progetti per volta, oppure datevi delle scadenze più lunghe se dovete lavorare su più fronti, ad esempio dividendovi tra lavoro a tempo pieno e progetti personali/hobby/studio, ecc…
  6. Nessuno a cui rendere conto: non avere qualcuno che vi ricordi quali e quante scadenze vi eravate prefissati (se siete all’Università: non avete più l’incubo delle interrogazioni ogni mese!). Se non abbiamo una buona autodisciplina, non avere nessuno a cui rendere conto può essere un ostacolo al raggiungimento dei nostri obiettivi. Coinvolgete un amico o il partner nei vostri progetti, oppure cercate di utilizzare la vostra agenda come il compagno di viaggio che vi tiene “in riga” e vi riporta all’ordine quando perdete il giusto ritmo.

Ecco il compito per la prossima settimana:

  • Individuate uno o più progetti che volete realizzare (possibilmente almeno uno a breve termine, e cioè da completare in poche settimane/mesi);
  • Fate un elenco delle singole minime azioni che occorrono per poterlo raggiungere (incluso eventuale materiale che dovete procurarvi, previsione di costo, spazi da dover adibire stabilmente o temporaneamente al progetto, ecc…);
  • Segnate una scadenza sul calendario/agenda sia per la realizzazione del progetto sia per l’esecuzione delle singole azioni che per il controllo degli obiettivi intermedi;
  • Fissate un sistema di controllo dei vostri progressi, che sia la vostra agenda, un amico o la nutrizionista che vi pesa ogni mese, abbiate qualcuno o qualcosa a cui dare conto dei vostri progressi.

A piccoli passi diventerete dei maestri del project and future planning! 😉

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