Organizzazione in Pillole

Organizzazione in pillole #4: Fatto è meglio che Perfetto

Fatto è meglio che perfetto!

Ecco uno dei mantra che tengo stampati sul monitor del mio PC come promemoria per la vita.

Tendo ad essere una perfezionista, non mi accontento del “Good is Good Enough” e questa tendenza ha due principali effetti: uno positivo ed uno negativo:

Quello positivo è che anche una cosa “arrangiata” secondo i miei canoni tendenti al perfezionismo, risulta essere di qualità superiore alla media.

Quello negativo è che questa tendenza al “perfetto” blocca l’azione, perché mi ritrovo con progetti non portati a termine perché al momento non hogli strumenti, il tempo, le risorse necessarie per ottenere il risultato “perfetto” che vorrei.

Se anche voi siete affetti da perfezionismo, ricordate sempre a voi stessi che rincorrere la perfezione il più delle volte genera uno stato di immobilità o di non-azione. Immobilità perché non consente il miglioramento (se sei già perfetto… che vuoi migliorare ancora!!!); non-azione perché, come detto sopra, spesso si è portati a non completare i propri progetti perché il risultato che otterremmo sarebbe “imperfetto”, non all’altezza delle nostre alte aspettative e quindi non gradito. Ma, tenete sempre a mente l’effetto positivo del vostro perfezionismo: il vostro risultato sarà comunque superiore alla media, sono i vostri standard che sono molto alti!

Lungi da me esortarvi a fare le cose in maniera raffazzonata e negligente, al solo scopo di mettere una spunta sulla lista delle cose da fare. Non è questo il punto. Il punto è non inseguire la perfezione se questa vi porta ad uno stato di non azione.

In questo senso Fatto (bene) è meglio che Perfetto; fatto bene va abbastanza bene (Good is Good Enough). Se si avrà tempo successivamente si limerà il risultato ottenuto, ma intanto almeno si è fatto un passo in avanti.

Fuor di metafora. Vorreste fare più sport: la perfezione è in palestra tre volte a settimana tutte le 52 settimane dell’anno, con la vostra istruttrice preferita.
Bene abbastanza è camminare anche solo 20 min al giorno la maggior parte dei giorni della settimana. E’ molto meglio di non fare nulla perché la palestra più vicina non ha orari compatibili con i vostri!

Oppure, avete chiesto a vostro marito di caricare la lavastoviglie, ma non è stato preciso quanto lo sareste state voi nel disporre i piatti, o riporre quelli puliti. Good is good enough! L’ha fatto e va bene anche se l’esecuzione non è perfetta. Accettate il fatto che nel delegare qualcosa gli altri la facciano diversamente da come la fate voi!

Volete dedicare maggiore tempo alla cura del corpo o della pelle. La perfezione sarebbe l’estetista ogni due settimane o la SPA, il buono abbastanza è mettere la crema idratante almeno una volta al giorno la maggior parte dei giorni della settimana.

Vorreste passare più tempo con le vostre amiche ma il lavoro, la casa, la famiglia vi attanagliano. Prevedete un giorno fisso del mese in cui vedervi/telefonarvi, segnatelo sul calendario, prendete insieme un tea a distanza. Molto meglio di niente. Molto meglio dell’uscita perfetta ma non fatta per inconciliabilità degli impegni.

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Organizzazione in Pillole

Organizzazione in Pillole #3: Write it Down!

Usa il tuo cervello per avere nuove idee, non come una banca di pro-memoria delle cose che hai da fare!

Sono certa che è capitato anche a voi. Siete al lavoro e pensate “Devo comprare il latte per domani!“. Scrivete altre due righe della email che dovete completare e di nuovo il pensiero ritorna “Devo comprare il latte per domani“. I colleghi vi chiamano per prendere un caffè e ancora “Ah ragazzi, ricordatemi che quando esco devo comprare il latte per domani“… e così via tutta la giornata, e a quello si aggiungeranno “Devo chiamare Gennaro, poi devo comprare il latte,”… dopo un’ora “Devo ritirare i panni in lavanderia, chiamare Gennaro e comprare il latte“… , sino a che con molta probabilità arrivate a casa senza aver comprato il latte, né chiamato Gennaro e con le camicie ancora in lavanderia! E la storia l’indomani si ripeterà.

Il consiglio è: ANNOTATEVI TUTTO nel momento stesso in cui il pensiero affiora nella vostra testa.

Liberate il cervello da quei pensieri martellanti, materialmente togliendoli dalla testa e mettendoli su un foglio di carta.

Writeitdown

Il vostro cervello non è uno “storage-box” per promemoria e cose da fare, è uno strumento per creare nuove idee, avere nuove intuizioni. Se lo affaticate e tenete impegnato tutto il giorno per tenere a mente la vostra lunghissima lista di cose da fare, state perdendo inutilmente energie e probabilmente non otterrete nemmeno il risultato sperato: ricordare di fare e fare quel che dovete!

Ricordate le Liste di cui abbiamo parlato o semplicemente la In-Box? Ecco la maniera giusta per utilizzarle: annotare al volo e poi smistare nella lista opportuna! Non usate il vostro cervello né come In-Box, né come To Do list!

Ecco cosa accadrà: mentre lavorate pensate “devo comprare il latte“. Lo annotate immediatamente sul post-it e lo mettete sulla dashboard della vostra agenda oppure direttamente nella lista delle cose da comprare sul vostro cellulare. Il vostro cervello è finalmente libero da quel pensiero martellante che non si riproporrà più durante la giornata, perché ormai ve ne siete occupati (per quello che potete fare in quel momento, ossia processare l’informazione a casa manca il latte“, decidendo di comprarlo sulla via di casa e mettendo un promemoria nel luogo dove sicuramente lo vedrete mentre rientrate dal lavoro). Molto più facile a farsi che a dirsi! Ve lo garantisco!

E sapete cosa farà il vostro cervello una volta liberato da questi promemoria martellanti? Inizierà a fare quello che sa fare meglio: fornirvi idee, intuizioni, concentrazione e creatività!

Non solo. Scrivere materialmente qualcosa con carta e penna, aziona e stimola delle aree del cervello che ne migliorano e direzionano l’attenzione. Per farla breve: il cervello si mette in moto a livello inconscio per fare si che quanto avete scritto accada. Funziona sia per comprare il latte, che per comprare una casa! Ma questa è materia di altri post.

Restate sintonizzati! 😉

[fonte immagine: http://www.guidedexpressions.com/martins-thoughts/write-it-down/]

 

 

 

 

Organizzazione in Pillole

Organizzazione in Pillole: #2 Regola dei 2 minuti (GTD)

Se una cosa richiede meno di due minuti falla subito!

Questa è una delle regole cardine del metodo di David Allen, a cui dedicherò un post specifico. Nel frattempo potete già recepire questo consiglio d’oro: se intercettate qualcosa da fare che richiede meno di due minuti: fatela subito!!! Il vostro future-self (di cui abbiamo parlato la settimana scorsa) vi ringrazierà infinitamente.

Pulire la lettiera del gatto, rifare il letto, riporre i panni stirati o mettere una nuova lavatrice, la telefonata per confermare/disdire un appuntamento, portare giù l’immondizia… qualsiasi cosa. Se richiede meno di due minuti, fatela subito, non appena vi rendete conto che è da fare! Sfoltirete moltissimo la vostra lista delle cose da fare (o quantomeno non aggiungerete roba su roba alla lista del “poi lo faccio”) e… avrete senz’altro la casa più in ordine e il cervello più libero! 😉

2m-Rule

[fonte immagine: https://www.next-action.eu/2014/02/18/nitty-gritty-clearing-inbox-2/ ]

 

Organizzazione in Pillole

Organizzazione in Pillole: #1 Future Me!

Quando ti manca la giusta motivazione per fare qualcosa, cambia prospettiva, pensa di fare un favore al te stesso del futuro invece di pensare di dover fare forzatamente qualcosa che proprio non ti va.

Per esempio. Il motivo ed il pungolo per mettere in ordine la cucina ogni sera è per me uno solo. Non è perché sono organizzata, non è perché voglio dare l’esempio a mia figlia… ma è perché voglio che la mia futura mequella che si sveglierà domattina, trovi tutto pulito ed in ordine e cominci con un sorriso la giornata. Non voglio che apra la porta e sia aggredita dai piatti nel lavello, briciole sul tavolo e panni da piegare.

Per cui il mio consiglio è: fate un regalo a voi stessi del futuro, fate qualcosa adesso per cui sarete grati a voi stessi domani o tra qualche ora. Siate il vostro migliore amico, fate in modo che al vostro ritorno la stanza/la casa/la scrivania sia piacevolmente in ordine; non lasciate che al ritorno il vostro future-self si ritrovi ancora quella brutta gatta da pelare che avete procrastinato tutto il giorno.

Funziona. Funziona alla grande! Provare per credere!

E voi, come trovate la giusta motivazione per fare quello che non vi va? Scrivetelo nei commenti!Future-Self-will-Thank-You[fonte immagine https://thelovesum.com/your-future-self-will-thank-you-for-this/] 

i documenti, L'Agenda

Il Set-up dell’agenda: In-Box, Dasboard e altre utilità

Sinora abbiamo analizzato le funzioni principali di qualsiasi agenda: il Calendario, Note varie e liste delle cose da fare. Oggi vi parlo di alcuni “strumenti” che potete aggiungere in varia maniera alla vostra agenda per renderla più funzionale e anche più interessante, in modo che sia sempre un piacere per voi utilizzarla.

Le caratteristiche di cui vi parlo sono per lo più adattabili a qualsiasi tipo d’agenda/sistema. Le agende ad anelli permettono sicuramente la massima flessibilità e personalizzazione (basta cercare Set-up agenda in qualsiasi motore di ricerca e vi ritroverete con miriadi di video e post da cui trarre ispirazione) ma cercherò di darvi qualche spunto anche per agende di altro tipo.

La prima funzionalità da aggiungere alla vostra agenda (o in generale sistema di organizzazione) è la In-Box, ossia un luogo dove convogliare tutte le informazioni che attendono di essere processate ed incluse nella vostra lista di cose da fare. A seconda delle vostre esigenze e abitudini, la In-Box può essere una cassettina di cartone nell’ingresso, una cartellina sulla vostra scrivania o una bustina nella vostra agenda, o più semplicemente il registratore vocale del vostro telefono.

 

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Il concetto è: raccogliere tutte le cose in un solo luogo, per poi sistemarle nell’agenda (se si tratta di appuntamenti o scadenze) ovvero nella lista delle cose da fare in un secondo momento.
Di fondamentale importanza è svuotare periodicamente la In-Box in modo che (1) non diventi un dimenticatoio! (2) tutto venga tempestivamente assegnato al luogo che gli compete (calendario, archivio, lista cose da fare…).

Vediamolo nello specifico con un esempio come funziona e come usare la In-Box. Esempio: Ricevete un invito per un compleanno: lo mettete nella In-Box per poter poi “processare” questa informazione in un momento successivo. Vi starete chiedendo: cosa c’è da processare con un semplice e banale invito? Più di quanto può sembrare:

La prima decisione da prendere è se andare o meno alla festa alla quale siete invitati! Se decidete per il si (o il forse), inserite l’appuntamento in agenda (eventualmente spostando altri impegni, se in conflitto).
Non è finita qui! Verosimilmente vorrete comprare un regalo al festeggiato, per cui dovete inserire anche “comprare regalo” nella lista delle cose da fare, eventualmente programmando una uscita extra per andare per negozi, oppure coordinavi con altri invitati per fare un regalo di gruppo.
Ancora, potrebbe essere il caso di appuntarsi un promemoria per confermare la vostra presenza con una telefonata, ecc… oppure l’invito che avete ricevuto potrebbe contenere delle informazioni per come raggiungere il posto in cui si festeggia e/o dover essere esibito all’ingresso, per cui conviene conservarlo in agenda oppure nel portafogli o in macchina, in  modo che siate certi di averlo con voi se occorre (fare una foto con il telefonino non guasta!). Oppure volete conservarlo come promemoria o modello da utilizzare per la vostra prossima festa, in questo caso inseritelo nella cartella “Progetto – Festa”… ma dei progetti parleremo a breve! 😉

Insomma: un semplice bigliettino, tante implicazioni, tante cose a fare, non un semplice appuntamento!

Per questo la In-Box è molto utile: vi consente di (1) posticipare l’intero processo decisionale in un secondo momento; (2) vi consente di ottimizzare i tempi, per cui potete decidere di sedervi e svolgere questo processo decisionale (=pianificazione), in un unico momento a ciò designato del giorno/settimana/mese.

La funzione della In-Box in maniera molto semplificata, specie se le info da processare non sono moltissime, può svolgerla anche la cosiddetta Dashboard, ossia la copertina, di solito plastificata o di cartoncino, che vedete aprendo la vostra agenda ad anelli. Essendo la prima cosa che vedete aprendo l’agenda, il consiglio che posso darvi è che la utilizziate in maniera efficiente.

Vi dico già che anche semplicemente una copertina bella da vedere con nessun’altra funzione a parte questa è efficiente, se vi mantiene su di morale e motivati ad utilizzare quotidianamente l’agenda! Oppure se ci appiccicate su un post-it (la vostra mini In-box) è ugualmente efficiente: lo avete sotto gli occhi di sicuro e avete voglia di liberarvi quanto prima del post-it_in-box così da tornare a godere della bellezza e pulizia della vostra dashboard!

 

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Le varie taschine nella copertina della vostra agenda, possono poi ben contenere non solo tessere di riconoscimento e carte di credito, ma anche graffette, post-it, linguette e quant’altro vi può tornare utile per organizzare le informazioni nella vostra In-Box in prima battuta, e dell’intera agenda.

Come ho detto in apertura ci sono miriadi di post e video sul tema “Set-Up”. Scrivete nei commenti sotto se vi possono interessare altri post o video sul tema, oppure diteci come utilizzate la dashboard e se/come utilizzate la In-Box.