i documenti, L'Agenda

Il Set-up dell’agenda: In-Box, Dasboard e altre utilità

Sinora abbiamo analizzato le funzioni principali di qualsiasi agenda: il Calendario, Note varie e liste delle cose da fare. Oggi vi parlo di alcuni “strumenti” che potete aggiungere in varia maniera alla vostra agenda per renderla più funzionale e anche più interessante, in modo che sia sempre un piacere per voi utilizzarla.

Le caratteristiche di cui vi parlo sono per lo più adattabili a qualsiasi tipo d’agenda/sistema. Le agende ad anelli permettono sicuramente la massima flessibilità e personalizzazione (basta cercare Set-up agenda in qualsiasi motore di ricerca e vi ritroverete con miriadi di video e post da cui trarre ispirazione) ma cercherò di darvi qualche spunto anche per agende di altro tipo.

La prima funzionalità da aggiungere alla vostra agenda (o in generale sistema di organizzazione) è la In-Box, ossia un luogo dove convogliare tutte le informazioni che attendono di essere processate ed incluse nella vostra lista di cose da fare. A seconda delle vostre esigenze e abitudini, la In-Box può essere una cassettina di cartone nell’ingresso, una cartellina sulla vostra scrivania o una bustina nella vostra agenda, o più semplicemente il registratore vocale del vostro telefono.

 

Questo slideshow richiede JavaScript.

Il concetto è: raccogliere tutte le cose in un solo luogo, per poi sistemarle nell’agenda (se si tratta di appuntamenti o scadenze) ovvero nella lista delle cose da fare in un secondo momento.
Di fondamentale importanza è svuotare periodicamente la In-Box in modo che (1) non diventi un dimenticatoio! (2) tutto venga tempestivamente assegnato al luogo che gli compete (calendario, archivio, lista cose da fare…).

Vediamolo nello specifico con un esempio come funziona e come usare la In-Box. Esempio: Ricevete un invito per un compleanno: lo mettete nella In-Box per poter poi “processare” questa informazione in un momento successivo. Vi starete chiedendo: cosa c’è da processare con un semplice e banale invito? Più di quanto può sembrare:

La prima decisione da prendere è se andare o meno alla festa alla quale siete invitati! Se decidete per il si (o il forse), inserite l’appuntamento in agenda (eventualmente spostando altri impegni, se in conflitto).
Non è finita qui! Verosimilmente vorrete comprare un regalo al festeggiato, per cui dovete inserire anche “comprare regalo” nella lista delle cose da fare, eventualmente programmando una uscita extra per andare per negozi, oppure coordinavi con altri invitati per fare un regalo di gruppo.
Ancora, potrebbe essere il caso di appuntarsi un promemoria per confermare la vostra presenza con una telefonata, ecc… oppure l’invito che avete ricevuto potrebbe contenere delle informazioni per come raggiungere il posto in cui si festeggia e/o dover essere esibito all’ingresso, per cui conviene conservarlo in agenda oppure nel portafogli o in macchina, in  modo che siate certi di averlo con voi se occorre (fare una foto con il telefonino non guasta!). Oppure volete conservarlo come promemoria o modello da utilizzare per la vostra prossima festa, in questo caso inseritelo nella cartella “Progetto – Festa”… ma dei progetti parleremo a breve! 😉

Insomma: un semplice bigliettino, tante implicazioni, tante cose a fare, non un semplice appuntamento!

Per questo la In-Box è molto utile: vi consente di (1) posticipare l’intero processo decisionale in un secondo momento; (2) vi consente di ottimizzare i tempi, per cui potete decidere di sedervi e svolgere questo processo decisionale (=pianificazione), in un unico momento a ciò designato del giorno/settimana/mese.

La funzione della In-Box in maniera molto semplificata, specie se le info da processare non sono moltissime, può svolgerla anche la cosiddetta Dashboard, ossia la copertina, di solito plastificata o di cartoncino, che vedete aprendo la vostra agenda ad anelli. Essendo la prima cosa che vedete aprendo l’agenda, il consiglio che posso darvi è che la utilizziate in maniera efficiente.

Vi dico già che anche semplicemente una copertina bella da vedere con nessun’altra funzione a parte questa è efficiente, se vi mantiene su di morale e motivati ad utilizzare quotidianamente l’agenda! Oppure se ci appiccicate su un post-it (la vostra mini In-box) è ugualmente efficiente: lo avete sotto gli occhi di sicuro e avete voglia di liberarvi quanto prima del post-it_in-box così da tornare a godere della bellezza e pulizia della vostra dashboard!

 

Questo slideshow richiede JavaScript.

Le varie taschine nella copertina della vostra agenda, possono poi ben contenere non solo tessere di riconoscimento e carte di credito, ma anche graffette, post-it, linguette e quant’altro vi può tornare utile per organizzare le informazioni nella vostra In-Box in prima battuta, e dell’intera agenda.

Come ho detto in apertura ci sono miriadi di post e video sul tema “Set-Up”. Scrivete nei commenti sotto se vi possono interessare altri post o video sul tema, oppure diteci come utilizzate la dashboard e se/come utilizzate la In-Box.