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Il Set-up dell’agenda: In-Box, Dasboard e altre utilità

Sinora abbiamo analizzato le funzioni principali di qualsiasi agenda: il Calendario, Note varie e liste delle cose da fare. Oggi vi parlo di alcuni “strumenti” che potete aggiungere in varia maniera alla vostra agenda per renderla più funzionale e anche più interessante, in modo che sia sempre un piacere per voi utilizzarla.

Le caratteristiche di cui vi parlo sono per lo più adattabili a qualsiasi tipo d’agenda/sistema. Le agende ad anelli permettono sicuramente la massima flessibilità e personalizzazione (basta cercare Set-up agenda in qualsiasi motore di ricerca e vi ritroverete con miriadi di video e post da cui trarre ispirazione) ma cercherò di darvi qualche spunto anche per agende di altro tipo.

La prima funzionalità da aggiungere alla vostra agenda (o in generale sistema di organizzazione) è la In-Box, ossia un luogo dove convogliare tutte le informazioni che attendono di essere processate ed incluse nella vostra lista di cose da fare. A seconda delle vostre esigenze e abitudini, la In-Box può essere una cassettina di cartone nell’ingresso, una cartellina sulla vostra scrivania o una bustina nella vostra agenda, o più semplicemente il registratore vocale del vostro telefono.

 

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Il concetto è: raccogliere tutte le cose in un solo luogo, per poi sistemarle nell’agenda (se si tratta di appuntamenti o scadenze) ovvero nella lista delle cose da fare in un secondo momento.
Di fondamentale importanza è svuotare periodicamente la In-Box in modo che (1) non diventi un dimenticatoio! (2) tutto venga tempestivamente assegnato al luogo che gli compete (calendario, archivio, lista cose da fare…).

Vediamolo nello specifico con un esempio come funziona e come usare la In-Box. Esempio: Ricevete un invito per un compleanno: lo mettete nella In-Box per poter poi “processare” questa informazione in un momento successivo. Vi starete chiedendo: cosa c’è da processare con un semplice e banale invito? Più di quanto può sembrare:

La prima decisione da prendere è se andare o meno alla festa alla quale siete invitati! Se decidete per il si (o il forse), inserite l’appuntamento in agenda (eventualmente spostando altri impegni, se in conflitto).
Non è finita qui! Verosimilmente vorrete comprare un regalo al festeggiato, per cui dovete inserire anche “comprare regalo” nella lista delle cose da fare, eventualmente programmando una uscita extra per andare per negozi, oppure coordinavi con altri invitati per fare un regalo di gruppo.
Ancora, potrebbe essere il caso di appuntarsi un promemoria per confermare la vostra presenza con una telefonata, ecc… oppure l’invito che avete ricevuto potrebbe contenere delle informazioni per come raggiungere il posto in cui si festeggia e/o dover essere esibito all’ingresso, per cui conviene conservarlo in agenda oppure nel portafogli o in macchina, in  modo che siate certi di averlo con voi se occorre (fare una foto con il telefonino non guasta!). Oppure volete conservarlo come promemoria o modello da utilizzare per la vostra prossima festa, in questo caso inseritelo nella cartella “Progetto – Festa”… ma dei progetti parleremo a breve! 😉

Insomma: un semplice bigliettino, tante implicazioni, tante cose a fare, non un semplice appuntamento!

Per questo la In-Box è molto utile: vi consente di (1) posticipare l’intero processo decisionale in un secondo momento; (2) vi consente di ottimizzare i tempi, per cui potete decidere di sedervi e svolgere questo processo decisionale (=pianificazione), in un unico momento a ciò designato del giorno/settimana/mese.

La funzione della In-Box in maniera molto semplificata, specie se le info da processare non sono moltissime, può svolgerla anche la cosiddetta Dashboard, ossia la copertina, di solito plastificata o di cartoncino, che vedete aprendo la vostra agenda ad anelli. Essendo la prima cosa che vedete aprendo l’agenda, il consiglio che posso darvi è che la utilizziate in maniera efficiente.

Vi dico già che anche semplicemente una copertina bella da vedere con nessun’altra funzione a parte questa è efficiente, se vi mantiene su di morale e motivati ad utilizzare quotidianamente l’agenda! Oppure se ci appiccicate su un post-it (la vostra mini In-box) è ugualmente efficiente: lo avete sotto gli occhi di sicuro e avete voglia di liberarvi quanto prima del post-it_in-box così da tornare a godere della bellezza e pulizia della vostra dashboard!

 

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Le varie taschine nella copertina della vostra agenda, possono poi ben contenere non solo tessere di riconoscimento e carte di credito, ma anche graffette, post-it, linguette e quant’altro vi può tornare utile per organizzare le informazioni nella vostra In-Box in prima battuta, e dell’intera agenda.

Come ho detto in apertura ci sono miriadi di post e video sul tema “Set-Up”. Scrivete nei commenti sotto se vi possono interessare altri post o video sul tema, oppure diteci come utilizzate la dashboard e se/come utilizzate la In-Box.

L'Agenda

Serie: Come ti organizzo… l’Agenda. Introduzione.

Nei precedenti post dedicati all’Agenda, abbiamo capito come individuare il tipo di agenda più adatto alle nostre esigenze, partendo dagli appuntamenti, ossia eventi o attività che devono accadere ad una data e orario stabiliti.

Come ho anticipato, l’agenda può (e deve) essere utilizzata anche per molto altro. Questa serie è orientata a darvi qualche indicazione e qualche spunto in più per utilizzare al massimo questo potentissimo strumento, andando ad aggiungere gradualmente altre sezioni nella vostra agenda.

La parola chiave è gradualmente: il rischio quando si cerca ispirazione per come usare l’agenda, o il vostro nuovo Bullet Journal, è quello di aggiungere troppa carne sul fuoco, con il risultato di sentirsi ancora più disorganizzati ed improduttivi di quando non si usava l’agenda. Pagine decorate con acquerelli, layout fantasiosi, trackers, stickers, collections, … … … Vi serve davvero tutto questo? Forse si, forse no. L’unico modo per capirlo è iniziare ad usare l’agenda (usarla, non semplicemente decorarla!) aggiungendo nuove sezioni una per volta. In questa maniera potete (1) abituarvi gradualmente all’uso regolare della nuova sezione; (2) vedere se funziona per voi, o se, magari, necessita di qualche aggiustamento. In altre parole, è inutile perdere tempo e risorse per disegnare ogni mese una tabella per tenere traccia delle abitudini tale e quale a quella che avete visto su Pinterest se poi non utilizziamo quella tabella più di 4 giorni al mese, o se non ci basta per trovare la motivazione per fare/non fare qualcosa… con il risultato che oltre ad aver perso tempo per disegnare il tracker, ci sentiremo anche di aver fallito nei nostri propositi.

Proprio con l’intento di aiutarvi nella graduale aggiunta e nella personalizzazione di nuove sezioni/funzionalità alla vostra agenda, nasce questa serie di post. Ciò che dovete tenere sempre a mente è che il fine non è avere un’agenda perfettamente decorata, senza cancellature e senza errori. Il fine è avere l’agenda adatta alle vostre esigenze e alla maniera in cui funziona il vostro cervello, che vi aiuti nel raggiungimento dei vostri obiettivi, qualsiasi essi siano.

Dovendo dedicare via via delle pagine a cose nuove, l’ideale sarebbe testare queste nuove funzionalità utilizzando un’agenda ad anelli (in cui materialmente potete aggiungere nuove pagine) oppure un semplicissimo quaderno che porterete sempre con voi insieme all’agenda, ma anche usare le pagine per appunti solitamente presenti in qualsiasi agenda va bene ugualmente. Il concetto è che quello che vi serve necessariamente lo avete già in casa: semplicemente carta e penna e qualcosa che li contenga. Non occorre per ora spendere soldi in costosi notebook.

Di seguito le sezioni che andremo via via ad analizzare e aggiungere al vostro planner.

  1. Il “Calendario” e la sezione “Note”
  2. Le Listdelle cose da fare (metodo GTD)
  3. Usare l’In-Box, la dashboard e aggiungere un po’ di brio!
  4. I Progetti
  5. Obiettivi personali e planning a medio-lungo termine
  6. Finanze e Budget
  7. Meal Plan

Inoltre vedremo nel dettaglio come procedere con:

  1. Review periodiche di progetti e obiettivi
  2. Usare l’agenda per creare nuove abitudini e routine
  3. Utilizzo di più planner/agende
  4. Adattare un layout prestampato alle vostre esigenze
  5. Utilizzo di agenda cartacea e strumenti digitali
  6. Decorare e abbellire l’agenda (colori, evidenziatori, washi, stickers, che siano funzionali e non solo decorativi).
  7. Sfruttare al massimo un planner di misure ridotte

Nel giro di poche settimane diventerete organizzatissime! Parola di Cle! 😉

L'Agenda

Come scegliere l’agenda giusta: Il Layout.

Stai da poco approcciandoti al mondo delle agende e temi di avere una grande confusione in testa? Non sai cosa scegliere o hai notato che comprare la stessa agenda perfetta per la tua amica non fa al caso tuo, facendoti sentire una incapace? Non temere, questo post ha lo scopo di darti una panoramica dei diversi tipi di agenda e di come scegliere (tanto per cominciare) quello più adatto alle tue esigenze.

 * * *

Prima di cominciare, ti svelo un segreto: l’agenda non serve solo ad annotare appuntamenti (=cose da fare che hanno una data prestabilita), tuttavia è da lì che occorre partire, ed anzi il numero medio dei vostri “appuntamenti” nella settimana o in un mese è la cosa principale che incide sulla scelta del layout (=visualizzazione) dell’agenda più adatto alle vostre esigenze e gusti.

Principalmente in commercio si trovano due tipi di agende (in vari formati): giornaliere o settimanali. I layout mensili sono meno comuni (almeno in Italia) e per lo più svolgono questa funzione i calendari – e anche questi variano nella forgia e nelle misure, consentendovi di annotare nessuna o una considerevole quantità di informazioni.

Il layout giornaliero è il classico diario scolastico o agenda professionale (quelle che un tempo regalavano anche le banche!), in cui ad ogni pagina corrisponde una giornata, spesso con indicazione dell’orario per segnare gli appuntamenti (di qui anche l’erronea convinzione che anche io avevo che l’agenda serva “solo” per gli appuntamenti, ma su questo torneremo più avanti). Nella minigallery sotto alcuni esempi.

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Il layout settimanale è certamente più compatto, dovendo contenere “solo” 52 facciate, una per ogni settimana dell’anno. Di solito la settimana è “spalmata” su due facciate (Wo2p = week on 2 pages), ma non mancano layout in cui una sola pagina contiene l’intera settimana (Wo1p).

Ancora il layout settimanale può essere verticale o orizzontale, a seconda di come le giornate sono disposte nelle pagine.
Di solito nei layout verticali, dove cioè i giorni della settimana sono tutti incolonnati ed affiancati verticalmente, è prestampato anche l’orario, consentendo quindi di annotare gli appuntamenti giornalieri.
Il layout orizzontale, mostra i diversi giorni della settimana in sequenza, uno sotto l’altro. Raramente può accogliere molte annotazioni, essendo una visualizzazione adatta a formati compatti.

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Cosa e come scegliere allora?

Come ho detto in apertura, gli appuntamenti non sono la sola cosa che può essere annotata in un’agenda, ma sono la base di partenza, siano essi periodici, casuali o programmati al dettaglio (es., dentista, colloquio con professori, incontri di catechesi, parrucchiere, palestra, clienti, caffè settimanale con le amiche o tua, sorella; impegni dei vostri figli o altri membri della famiglia che impattano sulla tua giornata… … …).

Scegli un layout settimanale di formato compatto o tascabile (orizzontale o verticale in base a quello che visivamente ti piace di più) se:

  1. Mediamente hai non più di un impegno al giorno;
  2. Hai fino a due impegni al giorno ma che raramente rischiano di accavallarsi (es. palestra sempre la mattina presto, altri impegni a seguire o nel pomeriggio);
  3. Ricadi nelle ipotesi sopra elencate e non senti la necessità di annotare cose diverse dagli appuntamenti.

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Scegli un layout giornaliero o settimanale verticale del formato opportuno per le tue esigenze di portabilità e quantitativo di note da inserire se:

  1. sei un professionista che incontra diversi clienti al giorno (che tu sia una estetista alle prime armi o un avvocato rampante non fa differenza);
  2. hai generalmente bisogno di incastrare più impegni in una stessa giornata e adattare l’orario in modo che non si accavallino (es. vuoi andare a fare nuoto libero i giorni pari ma l’orario può variare a seconda degli altri impegni; oppure ti dividi tra due lavori con orari flessibili, ecc);
  3. lo stile della tua grafia e/o il numero di cose che ti occorre scrivere per singolo appuntamento richiede più spazio (es. potrebbe non bastare annotarsi “incontro cliente Tizio alle 9:30, potresti voler annotare indirizzo dell’appuntamento, numero di telefono, motivo della vostra riunione, promemoria per portare con te del materiale, ecc…);
  4. Desideri avere visivamente una idea delle fasce orarie “bloccate” in cui non è possibile inserire null’altro (es.: orario delle lezioni, corso di musica, pennichella pomeridiana…);
  5. Desideri o hai necessità di tenere traccia di quello che fai/mangi/pensi durante la giornata (es. esercizio fisico, assunzione acqua, integratori/farmaci, pulizie, pensiero positivo della giornata, spese, …)

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Spero che queste linee guida potranno esserti d’aiuto per il tuo prossimo acquisto. Tuttavia è solo il punto di partenza. L’agenda è uno strumento potentissimo per poterti aiutare non solo a tenere traccia o promemoria di qualsiasi cosa tu abbia bisogno di annotare, ma anche per raggiungere tutti i tuoi obiettivi, dal più piccolo al più grande.

Ricorda: un obiettivo è un sogno con una data prefissata per il suo raggiungimento! E la data la segni sull’agenda! Ecco perché è così importante! Se puoi annotarlo puoi farlo!

Resta sintonizzato/a su queste pagine, troverai tanti spunti per fare di più, meglio e soprattutto riconoscere tutti i piccoli grandi traguardi che hai già raggiunto nella tua vita che spesso diamo per scontati. IMG_20180120_075200.jpg

A presto.