Il Tempo, L'Agenda

Planning step-by-step

Riprendiamo le fila della serie sull’uso dell’agenda ed in particulare dell’ultimo post, sul project planning. Oggi vorrei darvi una idea più nel dettaglio di cosa significhi pianificare (planning) in vista del perseguimento di un obiettivo. Ed in particolare il focus sarà sugli obiettivi/progetti personali che possono essere quelli su cui possiamo trovare maggiore difficoltà non avendo nessuno a cui dare conto se non noi stessi! Inoltre per progetti di lavoro, ognuno di noi ha delle guide linea e delle tabelle di marcia dettate dal proprio ambiente lavorativo o dalle regole di esperienza della propria professione, per cui è molto più semplice rispetto al pianificare per se stessi.

Conosciamo già la definizione di “Progetto”: è un obiettivo che richiede più di un’azione per essere completato.

Oggi vediamo come usare l’agenda (o il planner) come strumento per perseguire l’obiettivo, spezzettandolo in tante piccole azioni e traguardi intermedi in modo che il vostro progresso sia misurabile e quantificabile. In particolare la nostra agenda può aiutarci nel risolvere alcuni dei principali problemi che incontriamo quando cerchiamo di perseguire un obbiettivo, come ad esempio la perdita di motivazione o lo scoraggiamento che deriva dal vedere ancora lontana la meta finale.

Step 1: La bucket list:

Da dove partire? Si parte dall’elenco dei propositi per il breve periodo (intendiamo per breve periodo qualsiasi lasso di tempo inferiore ad un anno). Si, magari quella lista di buoni propositi che avete fatto il 1 gennaio. Prendetela, non occorre aspettare l’inizio dell’anno, nè l’inizio del mese o della settimana per cominciare un nuovo progetto.

Facciamo finta che i vostri obiettivi siano questi:obiettivi

Questa è la vostra “bucket list”, qui ci potete mettere di tutto: tutto quello che vi piacerebbe fare, creare, implementarenelle vostre vite.

Regola numero uno: non sentirsi demoralizzati dalla lunga lista di progetti che abbiamo. Si chiama vita!

Step n. 2: la data!

Ora scegliete uno (per cominciare) di questi progetti che volete completare entro l’anno (consiglio: partite da uno semplice, aiuterà a tenervi motivati ed a fare “pratica”!). Dategli una una scadenza (o fissare una data, se preferite), prima di questo passo cruciale, stiamo solo parlando di sogni, lo sapete. 

Step n. 3: Analisi (pre-planning)

Sedetevi un attimo a tavolino e rispondete, per ciascun progetto prescelto, a queste domande. Sembrano sciocche o eccessove, ma in realtà vi aiutano a pianificare, a fare cioè project planning.

Vediamo un esempio concreto.

Obiettivo: Risparmiare 5,000€

  1. Quale è la scadenza che voglio darmi per questo obiettivo?
    (es. entro dicembre…)
  2. Perché è importante per me? Cosa mi motiva?
    (es. per affrontare meglio trasferimento, imprevisti,….)
  3. Posso stabilire delle tappe intermedie per misurare i miei progressi? Quali?
    (es. 500€ al mese)
  4. Di quali risorse ho bisogno per raggiungere l’obiettivo?
    (es. account ebay per vendere roba inutilizzata…, lavoretto extra,…, trovare un coinquilino con cui dividere spese…. )
  5. Della collaborazione di chi ho bisogno?
    (es. il partner/coinquilino, per contenere alcune spese)
  6. Quale è la prima azione che posso compiere?
    (es. aprire un conto corrente dedicato ai risparmi)
  7. Quali sono gli step successivi a questa prima azione?
    (es. creare un budget mensile, cancellare abbonamenti che non utilizzo più, ridurre consumo di …, usare meno l’auto,…)

Sapete cosa si è appena delineato davanti ai vostri occhi: la bozza del vostro project plan.

Step n. 4: Trasferire le informazioni nell’agenda/planner (Planning)

Ora non vi resta che spostare queste belle informazioni nella vostra agenda o planner.

Innanzi tutto, mettete un promemoria per quelli che sono gli obiettivi intermedi (nell’esempio, 500€ al mese da trasferire sul conto dedicato), sulla visuale mensile o sul vostro calendario.

Poi iniziate a stilare la vostra “Project To Do List” attingendo proprio al questionario a cui avete appena risposto:

  • fare ricerche su conto corrente online 0€ costi;
  • aprire conto corrente dedicato,
  • selezionare oggetti da vendere su ebay,
  • creare/riattivare account ebay;
  • mettere in vendita oggetto1, oggetto 2,….
  • disdire rinnovo abbobamento 1, abbonamento 2….
  • analizzare l’estratto conto dell’ultimo anno e creare un budget,
  • chiedere al partner di …., ….,

Man mano che vi accorgete o che emergono nuove cse da fare, annotatele nella stessa To Do List dedicata allo specifico progetto.

Ripetete per gli altri progetti su cui volete concentrarvi di qui ai prossimi mesi.

Si, il project planning richiede tempo! Ma è tutto tempo guadagnato in termini di efficienza ed efficacia delle vostre azioni future.

Ora che avete i vostri Project Plans, siete a buon punto, ma ancora non basta.

Step n. 5: Passare all’azione!

Assicuratevi di fare dei piccoli-grandi passetti costantemente verso il raggiungimento del vostro obiettivo intermedio e poi finale.

Segnatevi sull’agenda la prossima azione da fare non appena ne avete completata una (o prima di completarla, se ancora pendente e non consequenziale all’altra)!

Step n. 6: Revisioni periodiche

Revisionate e aggiornate il vostro piano con cadenza periodica (es. mensile o bisettimanale), monitorate i vostri progressi e, all’occorrenza, ridimensionate la tabella di marcia. Life happen!

Non potete prevedere oggi tutto quello che accadrà da qui a 12 mesi. E’ possibile che accada una spesa improvvisa (o anche una vincita inattesa!!!) per cui occorre ricalibrare gli obiettivi intermedi e/o la scadenza da assegnare al raggiungimento dell’obiettivo finale. Non scoraggiatevi. I piani sono fatti per essere adattati alle contingenze.

Ricordate: (quasi) niente va mai secondo i piani, ma… guai a non avere un piano!

Questa è una somma verità. Conoscere i vostri obiettivi, avere un piano d’azione non significa essere ingabbiati in uno schema, ma sapere quali pedine muovere e riposizionare per far spazio a quello che non avevate previsto.

Potete anche decidere di accantonare un progetto e focalizzarvi su un altro in quel momento più importante/urgente. Quando sarete pronti, riprenderete il vostro piano e ripartirete da lì. Non avete assolutamente perso nè tempo nè risorse!

Più in là scopriremo anche quali sono i metodi più efficaci per portare a termine gli impegni che prendiamo con noi stessi.

Per ora, avete già il vostro bell’esercizio della settimana!

Ciao e a presto!

 

i documenti, L'Agenda, Organizzazione in Pillole

Organizzazione in Pillole #4: color coding

Io non uso moltissimo il color coding, ma lo uso prevalentemente in due modi che vi consiglio caldamente:

Sul mio calendario da scrivania, per sapere con un colpo d’occhio se in un dato giorno è previsto qualcosa (es. compleanni, scadenze pagamenti, appuntamenti con clienti, appuntamenti medici…). I dettagli naturalmente finiscono nell’agenda giornaliera, ma come colpo d’occhio è un ottimo riepilogo/promemoria:

 

 

E sul bordi pagina del mio Bullet Journal, per poter avere una “scorciatoia visiva” del contenuto di alcune pagine che potrebbero essermi utili in futuro (come liste, citazioni, idee per progetti, ecc.)

 

 

In pratica, ho creato una legenda all’inizio del BuJo, assegnando ad ogni colore una categoria (come vedete non le ho ancora usate tutte). Poi nelle pagine in cui ci sono informazioni che mi serviranno in futuro, inserisco il bollino nella medesima posizione corrispondente al colore nella prima pagina.
In questa maniera tutti i bollini dello stesso colore/categoria sono allineati facilitandone l’individuazione mentre si scorrono le pagine. Non solo: è possibile che una pagina contenga informazioni che ricadono in più categorie: in questo caso ogni bollino non andrà a sovrapporsi agli altri.

* * *

I bollini colorati che vedete in foto io li trovo facilmente nel negozio di cineserie sotto casa, 6 fogli di bollini in 9 colori a meno di un euro! Ce ne sono di vari tipi e misure, io preferisco questi piccolini, in modo che sul mio calendario, eventualmente, posa metterne più di uno in ogni casella senza difficoltà. Bonus: ci gioca pure mia figlia che adora gli stickers!

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E voi? come aiutate il vostro cervello a reperire le informazioni importanti? Fatecelo sapere nei commenti!

L'Agenda

Progetti e Future Planning – Di cosa si tratta e gli errori da evitare.

Quella dei progetti è forse la sezione più fraintesa nelle agende, e quindi, a torto, meno o per nulla utilizzata.

Quando negli anni ’90 mi capitava di avere per mano una agenda ad anelli (all’epoca diffusissime, a poco prezzo e regalate a destra e a manca) quando arrivavo alla sezione “Progetti” pensavo non mi servisse perché… non ero un ingegnere né un architetto (ed ad alimentare questo fraintendimento c’era anche la visualizzazione standard di questa sezione con spazio per disegni “tecnici”).

Tutto ciò nasceva per me (e probabilmente per molti di voi) da un fraintendimento semantico: per me il progetto era qualcosa di assimilabile esclusivamente al costruire materialmente (con cemento e mattoni) una struttura fisica.

Sgombriamo pertanto la mente da questo fraintendimento e diamoci una migliore definizione al termine “Progetto”.

Il Progetto nell’ambito dell’organizzazione e pianificazione è una cosa che per essere completata richiede più di un’azione.

Di conseguenza, un progetto consta di più azioni, e cioè più cose da fare, una consequenziale all’altra o comunque collegate tra loro, per il raggiungimento di un certo risultato (=obiettivo)

Secondo questa definizione sono dei progetti sia Costruire una casa, sia Rimettere in ordine la cantina.

Il consiglio che vi do, se come è capitato a me anche voi faticate in questa fase a capire cosa sia un progetto, è quello di ragionare in termini di obiettivi.
L’obiettivo, il risultato che volete ottenere, talvolta richiede solo un’azione specifica (es.: stirare i panni), talvolta un piano d’azione (come ad es., perdere peso, laurearsi, riordinare l’armadio, cambiare lavoro…).

Ci sono progetti/obiettivi semplici, che richiedono il mero susseguirsi di alcune azioni concatenate (ad esempio: Riordinare la libreria – Azioni: Togliere tutti i libri; spolverare ripiani; dividere catalogare libri per genere/autore; riporre i libri sulla libreria, donare libri non più utili/interessanti – Stop!) e progetti importanti, che richiedono una pianificazione più dettagliata, una previsione di spesa, un piano di risparmio, la collaborazione di altri soggetti, ecc… (es. Comprare casa per le vacanze, Progettare una viaggio di famiglia, …).
Ci sono progetti personali (rimettersi in forma, leggere di più, passare più tempo con il partner/figli…) o professionali (progressione di carriera, cambiare/cercare lavoro, completare un ciclo di studi…); progetti familiari (pianificare una gravidanza, traslocare…), finanziari (estinguere debiti, creare un fondo di emergenza, investimenti…)… persino dedicarsi ad un nuovo hobby o imparare una nuova lingua o a suonare uno strumento musicale possono essere considerati e trattati come progetti.

Qualsiasi sia la vostra età e/o bucket list, qualsiasi sia il vostro sogno nel cassetto, c’è un solo modo per giungere al risultato sperato: FARE! Fare cosa? Le azioni che singolarmente conducono, un passo alla volta, alla realizzazione del vostro progetto (o obiettivo!). E per fare ciò dovete prima pianificare, ossia suddividere il vostro progetto in tante piccole azioni, tante quante ne servono per giungere alla meta, e darvi un tempo entro cui eseguirle.

Un obiettivo è un sogno con una data entro cui realizzarlo.

Probabilmente stanno iniziando a delinearsi in questi concetti alcune delle ragioni che vi trattengono dal realizzare i vostri progetti/obiettivi/sogni. Probabilmente iniziate ora ad avere una idea di cosa significhi e cosa serva per pianificare il futuro e arrivare alla realizzazione di un progetto/obiettivo.

Torneremo più volte a parlare di progetti e future planning, per adesso analizziamo nel dettaglio gli errori più comuni che possono ostacolarvi o rallentarvi nel perseguimento di un obiettivo:

  1. Confondere progetti e cose da fare. Questa è la difficoltà più comune. Come detto più su il progetto si compone di più azioni/cose da fare. Se inserite nella vostra lista di cose da fare cose che in realtà sono progetti, ne trarrete un senso di frustrazione, inconcludenza e sconfitta. Diversamente, se inserite solo le singole azioni (=actionable steps) vedrete che il vostro lavoro progredisce di giorno in giorno, un passetto alla volta (le classiche 50 pagine al giorno di qualsiasi studente universitario!).
    Rivediamo l’esempio fatto sopra di un progetto semplice come ad esempio riordinare la libreria. A meno che la vostra libreria non consti di 10 libri (Konmari sarebbe molto fiera di voi) è molto probabile che ognuna delle “azioni” su richiamate richieda un pomeriggio, e che quindi l’intero progetto per completarsi necessiti di qualche giorno. Se nella mia lista di cose da fare ho inserito “Togliere tutti i libri della libreria X”, potrò a fine giornata metterci una spunta, dopo che l’avrò fatto. Diversamente se sulla lista ho segnato non un’azione, ma l’intero progetto “Riordinare la libreria” quella spunta non riuscirò a darla sino a che non avrò finito tutto (sentendomi sopraffatta, demotivata e demoralizzata per la pendenza ancora irrisolta, con il rischio di lasciare il lavoro incompiuto).
  2. Non avere una scadenza: Se non vi ponete un termine entro cui fare/completare una cosa, è molto probabile che non vi ci dedicherete affatto e che il vostro progetto resti solo un sogno. Va benissimo sognare. Ogni tanto però dobbiamo scegliere quale di questi sogni realizzare, e per farlo occorre darci una scadenza (questo mese, il prossimo trimestre, entro cinque anni…).
  3. Non avere un piano d’azione: avere una scadenza aiuta ma non basta. Come abbiamo detto sopra il progetto si compone di più azioni, pertanto è di cruciale importanza fare l’elenco delle azioni (=project plan) che occorre compiere per poterlo realizzare, e portarle via via a compimento tutte (salvo rivedere ed aggiustare il piano d’azione in corso d’opera). Nel piano d’azione è molto importante anche includere degli Obiettivi intermedi (=milestones), specie per i progetti che richiedono più tempo per essere completati (senza fare esempi distanti dalla realtà di tutti i giorni: se dovete preparare un esame entro la fine del trimestre, oltre all’obiettivo delle famose 50 pagine al giorno, potete porvi un obiettivo mensile/settimanale per monitorare meglio i vostri progressi; includere nel vostro piano delle verifiche intermedie magari con un gruppo di studio; delle pause e/o giornate in cui di sicuro non potrete dedicarvi al 100% allo studio da recuperare, ecc…).
  4. Non dedicarvi con costanza ai progetti in corso: Potete avere il piano d’azione più dettagliato, non vi servirà a molto se poi su quelle 50 pagine al giorno non vi ci mettete con costanza e perseveranza. Siate, inoltre, un buon giardiniere: controllate la crescita ed il progresso dei vostri progetti con revisioni periodiche dello stato di avanzamento, il raggiungimento degli obiettivi intermedi e l’opportunità di rivedere il piano d’azione (es: magari invece che sognare di dare 4 esami a fine trimestre, potrebbe essere il caso di concentrarvi solo su due esami e prepararli a dovere!).
  5. Troppa carne sul fuoco: il tempo è una risorsa limitata. Fate attenzione a non mettere in piedi troppi progetti senza poter dedicare ad ognuno il giusto tempo ed attenzione (es. degli esami più su). Datevi una scala di priorità e cercate di completare uno/due progetti per volta, oppure datevi delle scadenze più lunghe se dovete lavorare su più fronti, ad esempio dividendovi tra lavoro a tempo pieno e progetti personali/hobby/studio, ecc…
  6. Nessuno a cui rendere conto: non avere qualcuno che vi ricordi quali e quante scadenze vi eravate prefissati (se siete all’Università: non avete più l’incubo delle interrogazioni ogni mese!). Se non abbiamo una buona autodisciplina, non avere nessuno a cui rendere conto può essere un ostacolo al raggiungimento dei nostri obiettivi. Coinvolgete un amico o il partner nei vostri progetti, oppure cercate di utilizzare la vostra agenda come il compagno di viaggio che vi tiene “in riga” e vi riporta all’ordine quando perdete il giusto ritmo.

Ecco il compito per la prossima settimana:

  • Individuate uno o più progetti che volete realizzare (possibilmente almeno uno a breve termine, e cioè da completare in poche settimane/mesi);
  • Fate un elenco delle singole minime azioni che occorrono per poterlo raggiungere (incluso eventuale materiale che dovete procurarvi, previsione di costo, spazi da dover adibire stabilmente o temporaneamente al progetto, ecc…);
  • Segnate una scadenza sul calendario/agenda sia per la realizzazione del progetto sia per l’esecuzione delle singole azioni che per il controllo degli obiettivi intermedi;
  • Fissate un sistema di controllo dei vostri progressi, che sia la vostra agenda, un amico o la nutrizionista che vi pesa ogni mese, abbiate qualcuno o qualcosa a cui dare conto dei vostri progressi.

A piccoli passi diventerete dei maestri del project and future planning! 😉

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i documenti, L'Agenda

Il Set-up dell’agenda: In-Box, Dasboard e altre utilità

Sinora abbiamo analizzato le funzioni principali di qualsiasi agenda: il Calendario, Note varie e liste delle cose da fare. Oggi vi parlo di alcuni “strumenti” che potete aggiungere in varia maniera alla vostra agenda per renderla più funzionale e anche più interessante, in modo che sia sempre un piacere per voi utilizzarla.

Le caratteristiche di cui vi parlo sono per lo più adattabili a qualsiasi tipo d’agenda/sistema. Le agende ad anelli permettono sicuramente la massima flessibilità e personalizzazione (basta cercare Set-up agenda in qualsiasi motore di ricerca e vi ritroverete con miriadi di video e post da cui trarre ispirazione) ma cercherò di darvi qualche spunto anche per agende di altro tipo.

La prima funzionalità da aggiungere alla vostra agenda (o in generale sistema di organizzazione) è la In-Box, ossia un luogo dove convogliare tutte le informazioni che attendono di essere processate ed incluse nella vostra lista di cose da fare. A seconda delle vostre esigenze e abitudini, la In-Box può essere una cassettina di cartone nell’ingresso, una cartellina sulla vostra scrivania o una bustina nella vostra agenda, o più semplicemente il registratore vocale del vostro telefono.

 

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Il concetto è: raccogliere tutte le cose in un solo luogo, per poi sistemarle nell’agenda (se si tratta di appuntamenti o scadenze) ovvero nella lista delle cose da fare in un secondo momento.
Di fondamentale importanza è svuotare periodicamente la In-Box in modo che (1) non diventi un dimenticatoio! (2) tutto venga tempestivamente assegnato al luogo che gli compete (calendario, archivio, lista cose da fare…).

Vediamolo nello specifico con un esempio come funziona e come usare la In-Box. Esempio: Ricevete un invito per un compleanno: lo mettete nella In-Box per poter poi “processare” questa informazione in un momento successivo. Vi starete chiedendo: cosa c’è da processare con un semplice e banale invito? Più di quanto può sembrare:

La prima decisione da prendere è se andare o meno alla festa alla quale siete invitati! Se decidete per il si (o il forse), inserite l’appuntamento in agenda (eventualmente spostando altri impegni, se in conflitto).
Non è finita qui! Verosimilmente vorrete comprare un regalo al festeggiato, per cui dovete inserire anche “comprare regalo” nella lista delle cose da fare, eventualmente programmando una uscita extra per andare per negozi, oppure coordinavi con altri invitati per fare un regalo di gruppo.
Ancora, potrebbe essere il caso di appuntarsi un promemoria per confermare la vostra presenza con una telefonata, ecc… oppure l’invito che avete ricevuto potrebbe contenere delle informazioni per come raggiungere il posto in cui si festeggia e/o dover essere esibito all’ingresso, per cui conviene conservarlo in agenda oppure nel portafogli o in macchina, in  modo che siate certi di averlo con voi se occorre (fare una foto con il telefonino non guasta!). Oppure volete conservarlo come promemoria o modello da utilizzare per la vostra prossima festa, in questo caso inseritelo nella cartella “Progetto – Festa”… ma dei progetti parleremo a breve! 😉

Insomma: un semplice bigliettino, tante implicazioni, tante cose a fare, non un semplice appuntamento!

Per questo la In-Box è molto utile: vi consente di (1) posticipare l’intero processo decisionale in un secondo momento; (2) vi consente di ottimizzare i tempi, per cui potete decidere di sedervi e svolgere questo processo decisionale (=pianificazione), in un unico momento a ciò designato del giorno/settimana/mese.

La funzione della In-Box in maniera molto semplificata, specie se le info da processare non sono moltissime, può svolgerla anche la cosiddetta Dashboard, ossia la copertina, di solito plastificata o di cartoncino, che vedete aprendo la vostra agenda ad anelli. Essendo la prima cosa che vedete aprendo l’agenda, il consiglio che posso darvi è che la utilizziate in maniera efficiente.

Vi dico già che anche semplicemente una copertina bella da vedere con nessun’altra funzione a parte questa è efficiente, se vi mantiene su di morale e motivati ad utilizzare quotidianamente l’agenda! Oppure se ci appiccicate su un post-it (la vostra mini In-box) è ugualmente efficiente: lo avete sotto gli occhi di sicuro e avete voglia di liberarvi quanto prima del post-it_in-box così da tornare a godere della bellezza e pulizia della vostra dashboard!

 

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Le varie taschine nella copertina della vostra agenda, possono poi ben contenere non solo tessere di riconoscimento e carte di credito, ma anche graffette, post-it, linguette e quant’altro vi può tornare utile per organizzare le informazioni nella vostra In-Box in prima battuta, e dell’intera agenda.

Come ho detto in apertura ci sono miriadi di post e video sul tema “Set-Up”. Scrivete nei commenti sotto se vi possono interessare altri post o video sul tema, oppure diteci come utilizzate la dashboard e se/come utilizzate la In-Box.

Il Tempo, L'Agenda

Come ti organizzo…l’Agenda: Cap. 2 – Le Liste (cenni di Time Management)

Come è andata la prima settimana con la vostra nuova agenda? Vi è sembrato di riuscire a fare più cose? Vi è sembrato di concludere meno di quanto vi siete prefissati di fare? Nel primo caso datevi una buona pacca sulla spalla, nel secondo caso, non siate troppo duri con voi stessi, siate contenti per quello che avete fatto e continuate a seguire questa serie per liberarvi da questa sensazione di inconcludenza definitivamente!

Oggi vorrei parlarvi del sistema delle liste delle cose da fare. E dico Listnon listperché uno dei segreti per essere produttivi ed efficienti è quello di stilare non un’unica generica omninclusiva lista di cose da fare (che necessariamente vi farà sentire oppressi e inconcludenti) ma più liste, organizzate per contesti. Un concetto tanto semplice quanto potente, che ho appreso da David Allen (del cui metodo GTD vi dirò meglio a breve). Invero questo post attiene sia all’organizzazione dell’agenda che a quella del tempo in generale (il cosiddetto time-management).

Osservate la vostra lista delle cose da fare (se non l’avete già scritta, prendetevi due minuti per annotare velocemente quello che dovete fare oggi e nei prossimi giorni).

Quasi sicuramente le cose che dovete fare ricadono in diverse categorie o contesti. Ad esempio: cose da fare a casa (pulire, cucinare, ritirare il bucato preparare lo zaino…), al lavoro (chiamare un fornitore, sollecitare una risposta, consegnare un progetto,…), al computer (scrivere un’email, editare un video, fare una ricerca, acquistare un articolo su amazon,…), telefonate (mamma, amica, medico, partner, collega…), cose da fare mentre siete in giro (spesa, buttare pile esaurite, ritirare panni dalla lavanderia, restituire un libro ad un amico,…), cose da fare insieme al vostro partner (scegliere il nuovo divano, spostare l’armadio, organizzare le prossime vacanze), da dire alla vostra assistente, ecc…

Uno dei segreti per essere efficienti e organizzati è quello di raggruppare per contesti le diverse cose da fare. In questa maniera, qualsiasi sia il contesto/luogo/persona con cui vi trovate, saprete cosa fare/dire in quel momento. Va da sé che per poter beneficiare appieno di questo sistema, le vostre liste dovrebbero viaggiare con voi, sul telefonino ad esempio, oppure in un piccolo notebook o semplicemente un post-it, nel caso in cui non siete (ancora) abituati a portarvi dietro l’agenda in ogni luogo. E… cosa ancora più essenziale: dovete ricordarvi di consultarle!

E ancora, all’interno di un contesto (esempio al lavoro) potrebbe essere utile individuare ulteriori sotto-categorie, a seconda del numero di mansioni che siete soliti svolgere, come ad esempio:

  • fotocopie/scansioni (raggruppate in un apposito raccoglitore o cassetto tutti i documenti da fotocopiare e scansionare, e smaltitele tutte in una volta, piuttosto che alzarvi 10 volte per 10 fogli, interrompendo 10 volte altre attività);
  • telefonate (se avete diverse telefonate da fare, raggruppate tutti i nomi + i numeri in un unico elenco + se necessario una breve nota di quello che dovete dire, sfruttate i tempi morti per smaltirle oppure dedicate un’ora al giorno a questa attività);
  • email (le email sono un grande succhiatempo, se lavorate principalmente con le email, abituatevi a dedicare a queste un orario pre-stabilito, oppure a rispondere in giornata solo a quelle arrivate entro un certo orario, lasciando nella giornata lavorativa un congruo tempo per fare anche altro);
  • cose da discutere con il capo (tenete un promemoria generale delle questioni pendenti da sottoporre al capo, anche se riferite a più progetti/pratiche, in modo da sfruttare al massimo quei 5 minuti di udienza settimanale!);
  • cose da delegare all’assistente (raggruppare in un unica lista i promemoria delle cose da delegare o delegate all’assistente, vi aiuterà a tenere traccia dei vari compiti assegnati e a non perdere di vista nessuna scadenza);

Nella gallery sotto alcuni esempi: notepad con sezioni diferenziate, post-it (eventualmente da portarsi dietro), agenda riorganizzata con washi con sottosezioni.

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Potrebbe essere utile anche segnare il tempo che stimate necessario per svolgere ognuna di queste attività. Così se vi avanza tempo prima di una riunione, potete scegliere se fare o meno qualcosa in base al tempo che avete a disposizione.

La parola chiave è proprio scegliere. Una volta che tutte le cose che avete da fare sono annotate (=non dovete sforzarvi di ricordarle) magicamente vi riapproprierete del vostro tempo e della libertà di scegliere cosa fare e cosa non fare, in base alle priorità e circostanze.

So che per alcuni l’idea di avere più liste potrebbe sembrare quasi maniacale o eccessivo. La risposta è dipende! Come ho detto sopra, ognuno sceglie i propri contesti in base alle proprie necessità. Potrebbero bastare due (personale/lavoro) o servirne 100. Qualsiasi sia la cosa che vi faccia essere più efficienti, senza diventare troppo macchinosa. Ad esempio la differenziazione dei contesti può avvenire anche all’interno della stessa lista, tramite il color coding.

Chiudendo vi consiglio caldamente di iniziare ad essere organizzati tramite le liste non solo sul lavoro (dove dovete rendere conto al capo e/o ai clienti), ma anche nella sfera personale, e non solo sul piano dei doveri ma anche delle cose che vi gratificano e che vi piace fare. Quante volte nel weekend non sapete cosa fare a parte servizi e lavorare? Avere una lista di cose belle con cui distrarvi e da cui scegliere in base al tempo è un ottimo modo per iniziare a fare qualcosa per voi (passeggiata al parco, visita ad una mostra, massaggio facciale, una nuova ricetta…)

Ecco quindi i compiti per questa settimana: (1) iniziare a raggruppare per contesti le cose da fare; (2) stilare una lista di cose belle da fare per voi stessi.

Alla prossima settimana!

L'Agenda

Come ti organizzo… l’Agenda: Cap. 1 – Il Calendario e le Note.

In questo post vi spiego come organizzare in maniera razionale le informazioni nella vostra agenda, a seconda che siano legate ad una certa data o meno.

* * * 

Per cominciare ad usare un’agenda non vi serve molto di più dell’agenda stessa ed una penna. Magari qualche post-it e delle pagine per prendere appunti. Di renderla più carina e gradevole (anche per invogliarvi ad usarla) ci occuperemo a breve.

Ho già affrontato in quest’altro post il tema della scelta del layout giusto. Se però avete ancora dei dubbi o non vi va di leggerlo, il mio consiglio è di cominciare con un layout settimanale, decidete voi se verticale o orizzontale, in base a quello che vi ispira di più. Nella maggior parte dei casi è più che sufficiente per cominciare.

Adesso che avete una penna, l’agenda (con le pagine datate che chiamiamo diario) e spazio per prendere appunti (notepaper), iniziamo a scrivere qualcosa!

Sul diario vanno innanzi tutto segnate le cose che sono “time-sensitive“, e cioè le cose che devono accadere ad (oppure entro) una precisa data. Rientrano in questa categoria:

  1. Compleanni, anniversari, ricorrenze;
  2. Appuntamenti, Eventi (dentista, concerto a cui vorreste andare);
  3. Impegni ricorrenti (palestra, riunioni di team…);
  4. Scadenze e Deadlines (es. pagamenti o cose che occorre completare entro una certa data).

Secondo molti, non andrebbe, invece, aggiunta nella sezione del “diario” la lista generica delle cose da farea meno che non abbiate stabilito per esse una data precisa ovvero ci sia una scadenza (es. andare in banca per effettuare un pagamento entro il giorno X, cambiare toner stampante, ecc…).

Il “mucchio” delle cose da fare non time-sensitive, e cioè non urgenti e/o per cui non avete  ancora una idea precisa di quando andrebbero fatte (ad es. comprare un nuovo paio di scarpe, riorganizzare la dispensa, ecc…), vanno inserite nella sezione note, o magari su un post-it da appiccicare sul diario se volete averlo sott’occhio o collegato ad una particolare giornata/settimana, ma che potete staccare e riattaccare altrove, se occorre. Nella gallery alcuni esempi di come poter organizzare queste due categorie di cose. Nelle immagini vedrete anche un esempio di “color coding” ossia creare una legenda di colori, per aiutarvi a individuare con un colpo d’occhio che tipo di impegni avete nella settimana, sistema che onestamente io uso poco.

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Nell’ottica di mantenere separate le cose time sensitive dalle cose non timesensitive, molti guru della organizzazione, consigliano di creare ogni mese una Master Task List, ossia la lista “principale” (master) delle cose da fare, da consultare all’inizio di ogni settimana e da cui “scegliere” cosa fare di volta in volta. Ovviamente alla Master Task List possono essere aggiunte anche altre cose nel corso del mese, man mano che intercettate nuove cose da fare.

In tutta onestà, la Master Task List mensile per me non ha mai funzionato al 100%, soprattutto per quel che riguarda il lavoro, che è il movente  di almeno il 90% delle cose che finiscono nella mia agenda e nelle cose da farePreferisco ragionare in termini di “Progetti” (ne parleremo in un altro post) e decidere di settimana in settimana su quali focalizzare la mia attenzione.

Ragionando su base settimanale, quindi, trovo più comodo raccogliere insieme, nella stessa visuale sia gli appuntamenti (per me molto pochi)  che le cose da fare (tante, possibilmente divise per tipologia), pur rimanendo le stesse concettualmente e visivamente separate. Un esempio nella mia visuale settimanale nella foto sotto (perdonate i post-it sparsi, dovevo coprire i nomi dei clienti!).

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A tempo debito vi mostrerò più nel dettaglio le varie sezioni della mia agenda, come e perché sono arrivata a strutturarla in questa maniera in modo che fosse funzionale alle mie esigenze. Questa in particolare è l’agenda che uso per lavoro, non deve essere bella, deve solo aiutarmi a ricordare cosa devo fare!

A voi per questa settimana basti svolgere questo compito a casa:

  1. Annotare nel diario, nel rispettivo giorno di scadenza/dell’evento tutte le cose time sensitive che richiedono una vostra azione  (compleanni di persone a cui ci tenete a fare una telefonata, e non solo inviare un messaggino su facebook; appuntamenti medici segnati sulla lavagnetta magnetica del frigo; le prossime bollette da pagare impilate sul tavolino dell’ingresso; quel concerto a cui vi piacerebbe andare,….).
  2. Annotare su un foglio/pagina a parte le cose da fare (To Do List) (comprare nuovo microonde, chiamare elettricista, portare scarpe dal calzolaio…).
  3. Usare l’agenda! Abituarvi all’idea di consultarla anche più di una volta al giorno (es. al mattino, dopo pranzo e la sera prima di andare a letto) e fare le cose che avete scritto su.

La prossima settimana ci concentreremo sulla “To Do List”, o meglio sullTo Do Lits, come organizzarle e diversificarle in base ai contesti secondo il metodo GTD.