Il Tempo, L'Agenda

Planning step-by-step

Riprendiamo le fila della serie sull’uso dell’agenda ed in particulare dell’ultimo post, sul project planning. Oggi vorrei darvi una idea più nel dettaglio di cosa significhi pianificare (planning) in vista del perseguimento di un obiettivo. Ed in particolare il focus sarà sugli obiettivi/progetti personali che possono essere quelli su cui possiamo trovare maggiore difficoltà non avendo nessuno a cui dare conto se non noi stessi! Inoltre per progetti di lavoro, ognuno di noi ha delle guide linea e delle tabelle di marcia dettate dal proprio ambiente lavorativo o dalle regole di esperienza della propria professione, per cui è molto più semplice rispetto al pianificare per se stessi.

Conosciamo già la definizione di “Progetto”: è un obiettivo che richiede più di un’azione per essere completato.

Oggi vediamo come usare l’agenda (o il planner) come strumento per perseguire l’obiettivo, spezzettandolo in tante piccole azioni e traguardi intermedi in modo che il vostro progresso sia misurabile e quantificabile. In particolare la nostra agenda può aiutarci nel risolvere alcuni dei principali problemi che incontriamo quando cerchiamo di perseguire un obbiettivo, come ad esempio la perdita di motivazione o lo scoraggiamento che deriva dal vedere ancora lontana la meta finale.

Step 1: La bucket list:

Da dove partire? Si parte dall’elenco dei propositi per il breve periodo (intendiamo per breve periodo qualsiasi lasso di tempo inferiore ad un anno). Si, magari quella lista di buoni propositi che avete fatto il 1 gennaio. Prendetela, non occorre aspettare l’inizio dell’anno, nè l’inizio del mese o della settimana per cominciare un nuovo progetto.

Facciamo finta che i vostri obiettivi siano questi:obiettivi

Questa è la vostra “bucket list”, qui ci potete mettere di tutto: tutto quello che vi piacerebbe fare, creare, implementarenelle vostre vite.

Regola numero uno: non sentirsi demoralizzati dalla lunga lista di progetti che abbiamo. Si chiama vita!

Step n. 2: la data!

Ora scegliete uno (per cominciare) di questi progetti che volete completare entro l’anno (consiglio: partite da uno semplice, aiuterà a tenervi motivati ed a fare “pratica”!). Dategli una una scadenza (o fissare una data, se preferite), prima di questo passo cruciale, stiamo solo parlando di sogni, lo sapete. 

Step n. 3: Analisi (pre-planning)

Sedetevi un attimo a tavolino e rispondete, per ciascun progetto prescelto, a queste domande. Sembrano sciocche o eccessove, ma in realtà vi aiutano a pianificare, a fare cioè project planning.

Vediamo un esempio concreto.

Obiettivo: Risparmiare 5,000€

  1. Quale è la scadenza che voglio darmi per questo obiettivo?
    (es. entro dicembre…)
  2. Perché è importante per me? Cosa mi motiva?
    (es. per affrontare meglio trasferimento, imprevisti,….)
  3. Posso stabilire delle tappe intermedie per misurare i miei progressi? Quali?
    (es. 500€ al mese)
  4. Di quali risorse ho bisogno per raggiungere l’obiettivo?
    (es. account ebay per vendere roba inutilizzata…, lavoretto extra,…, trovare un coinquilino con cui dividere spese…. )
  5. Della collaborazione di chi ho bisogno?
    (es. il partner/coinquilino, per contenere alcune spese)
  6. Quale è la prima azione che posso compiere?
    (es. aprire un conto corrente dedicato ai risparmi)
  7. Quali sono gli step successivi a questa prima azione?
    (es. creare un budget mensile, cancellare abbonamenti che non utilizzo più, ridurre consumo di …, usare meno l’auto,…)

Sapete cosa si è appena delineato davanti ai vostri occhi: la bozza del vostro project plan.

Step n. 4: Trasferire le informazioni nell’agenda/planner (Planning)

Ora non vi resta che spostare queste belle informazioni nella vostra agenda o planner.

Innanzi tutto, mettete un promemoria per quelli che sono gli obiettivi intermedi (nell’esempio, 500€ al mese da trasferire sul conto dedicato), sulla visuale mensile o sul vostro calendario.

Poi iniziate a stilare la vostra “Project To Do List” attingendo proprio al questionario a cui avete appena risposto:

  • fare ricerche su conto corrente online 0€ costi;
  • aprire conto corrente dedicato,
  • selezionare oggetti da vendere su ebay,
  • creare/riattivare account ebay;
  • mettere in vendita oggetto1, oggetto 2,….
  • disdire rinnovo abbobamento 1, abbonamento 2….
  • analizzare l’estratto conto dell’ultimo anno e creare un budget,
  • chiedere al partner di …., ….,

Man mano che vi accorgete o che emergono nuove cse da fare, annotatele nella stessa To Do List dedicata allo specifico progetto.

Ripetete per gli altri progetti su cui volete concentrarvi di qui ai prossimi mesi.

Si, il project planning richiede tempo! Ma è tutto tempo guadagnato in termini di efficienza ed efficacia delle vostre azioni future.

Ora che avete i vostri Project Plans, siete a buon punto, ma ancora non basta.

Step n. 5: Passare all’azione!

Assicuratevi di fare dei piccoli-grandi passetti costantemente verso il raggiungimento del vostro obiettivo intermedio e poi finale.

Segnatevi sull’agenda la prossima azione da fare non appena ne avete completata una (o prima di completarla, se ancora pendente e non consequenziale all’altra)!

Step n. 6: Revisioni periodiche

Revisionate e aggiornate il vostro piano con cadenza periodica (es. mensile o bisettimanale), monitorate i vostri progressi e, all’occorrenza, ridimensionate la tabella di marcia. Life happen!

Non potete prevedere oggi tutto quello che accadrà da qui a 12 mesi. E’ possibile che accada una spesa improvvisa (o anche una vincita inattesa!!!) per cui occorre ricalibrare gli obiettivi intermedi e/o la scadenza da assegnare al raggiungimento dell’obiettivo finale. Non scoraggiatevi. I piani sono fatti per essere adattati alle contingenze.

Ricordate: (quasi) niente va mai secondo i piani, ma… guai a non avere un piano!

Questa è una somma verità. Conoscere i vostri obiettivi, avere un piano d’azione non significa essere ingabbiati in uno schema, ma sapere quali pedine muovere e riposizionare per far spazio a quello che non avevate previsto.

Potete anche decidere di accantonare un progetto e focalizzarvi su un altro in quel momento più importante/urgente. Quando sarete pronti, riprenderete il vostro piano e ripartirete da lì. Non avete assolutamente perso nè tempo nè risorse!

Più in là scopriremo anche quali sono i metodi più efficaci per portare a termine gli impegni che prendiamo con noi stessi.

Per ora, avete già il vostro bell’esercizio della settimana!

Ciao e a presto!

 

Il Tempo, L'Agenda

Come ti organizzo…l’Agenda: Cap. 2 – Le Liste (cenni di Time Management)

Come è andata la prima settimana con la vostra nuova agenda? Vi è sembrato di riuscire a fare più cose? Vi è sembrato di concludere meno di quanto vi siete prefissati di fare? Nel primo caso datevi una buona pacca sulla spalla, nel secondo caso, non siate troppo duri con voi stessi, siate contenti per quello che avete fatto e continuate a seguire questa serie per liberarvi da questa sensazione di inconcludenza definitivamente!

Oggi vorrei parlarvi del sistema delle liste delle cose da fare. E dico Listnon listperché uno dei segreti per essere produttivi ed efficienti è quello di stilare non un’unica generica omninclusiva lista di cose da fare (che necessariamente vi farà sentire oppressi e inconcludenti) ma più liste, organizzate per contesti. Un concetto tanto semplice quanto potente, che ho appreso da David Allen (del cui metodo GTD vi dirò meglio a breve). Invero questo post attiene sia all’organizzazione dell’agenda che a quella del tempo in generale (il cosiddetto time-management).

Osservate la vostra lista delle cose da fare (se non l’avete già scritta, prendetevi due minuti per annotare velocemente quello che dovete fare oggi e nei prossimi giorni).

Quasi sicuramente le cose che dovete fare ricadono in diverse categorie o contesti. Ad esempio: cose da fare a casa (pulire, cucinare, ritirare il bucato preparare lo zaino…), al lavoro (chiamare un fornitore, sollecitare una risposta, consegnare un progetto,…), al computer (scrivere un’email, editare un video, fare una ricerca, acquistare un articolo su amazon,…), telefonate (mamma, amica, medico, partner, collega…), cose da fare mentre siete in giro (spesa, buttare pile esaurite, ritirare panni dalla lavanderia, restituire un libro ad un amico,…), cose da fare insieme al vostro partner (scegliere il nuovo divano, spostare l’armadio, organizzare le prossime vacanze), da dire alla vostra assistente, ecc…

Uno dei segreti per essere efficienti e organizzati è quello di raggruppare per contesti le diverse cose da fare. In questa maniera, qualsiasi sia il contesto/luogo/persona con cui vi trovate, saprete cosa fare/dire in quel momento. Va da sé che per poter beneficiare appieno di questo sistema, le vostre liste dovrebbero viaggiare con voi, sul telefonino ad esempio, oppure in un piccolo notebook o semplicemente un post-it, nel caso in cui non siete (ancora) abituati a portarvi dietro l’agenda in ogni luogo. E… cosa ancora più essenziale: dovete ricordarvi di consultarle!

E ancora, all’interno di un contesto (esempio al lavoro) potrebbe essere utile individuare ulteriori sotto-categorie, a seconda del numero di mansioni che siete soliti svolgere, come ad esempio:

  • fotocopie/scansioni (raggruppate in un apposito raccoglitore o cassetto tutti i documenti da fotocopiare e scansionare, e smaltitele tutte in una volta, piuttosto che alzarvi 10 volte per 10 fogli, interrompendo 10 volte altre attività);
  • telefonate (se avete diverse telefonate da fare, raggruppate tutti i nomi + i numeri in un unico elenco + se necessario una breve nota di quello che dovete dire, sfruttate i tempi morti per smaltirle oppure dedicate un’ora al giorno a questa attività);
  • email (le email sono un grande succhiatempo, se lavorate principalmente con le email, abituatevi a dedicare a queste un orario pre-stabilito, oppure a rispondere in giornata solo a quelle arrivate entro un certo orario, lasciando nella giornata lavorativa un congruo tempo per fare anche altro);
  • cose da discutere con il capo (tenete un promemoria generale delle questioni pendenti da sottoporre al capo, anche se riferite a più progetti/pratiche, in modo da sfruttare al massimo quei 5 minuti di udienza settimanale!);
  • cose da delegare all’assistente (raggruppare in un unica lista i promemoria delle cose da delegare o delegate all’assistente, vi aiuterà a tenere traccia dei vari compiti assegnati e a non perdere di vista nessuna scadenza);

Nella gallery sotto alcuni esempi: notepad con sezioni diferenziate, post-it (eventualmente da portarsi dietro), agenda riorganizzata con washi con sottosezioni.

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Potrebbe essere utile anche segnare il tempo che stimate necessario per svolgere ognuna di queste attività. Così se vi avanza tempo prima di una riunione, potete scegliere se fare o meno qualcosa in base al tempo che avete a disposizione.

La parola chiave è proprio scegliere. Una volta che tutte le cose che avete da fare sono annotate (=non dovete sforzarvi di ricordarle) magicamente vi riapproprierete del vostro tempo e della libertà di scegliere cosa fare e cosa non fare, in base alle priorità e circostanze.

So che per alcuni l’idea di avere più liste potrebbe sembrare quasi maniacale o eccessivo. La risposta è dipende! Come ho detto sopra, ognuno sceglie i propri contesti in base alle proprie necessità. Potrebbero bastare due (personale/lavoro) o servirne 100. Qualsiasi sia la cosa che vi faccia essere più efficienti, senza diventare troppo macchinosa. Ad esempio la differenziazione dei contesti può avvenire anche all’interno della stessa lista, tramite il color coding.

Chiudendo vi consiglio caldamente di iniziare ad essere organizzati tramite le liste non solo sul lavoro (dove dovete rendere conto al capo e/o ai clienti), ma anche nella sfera personale, e non solo sul piano dei doveri ma anche delle cose che vi gratificano e che vi piace fare. Quante volte nel weekend non sapete cosa fare a parte servizi e lavorare? Avere una lista di cose belle con cui distrarvi e da cui scegliere in base al tempo è un ottimo modo per iniziare a fare qualcosa per voi (passeggiata al parco, visita ad una mostra, massaggio facciale, una nuova ricetta…)

Ecco quindi i compiti per questa settimana: (1) iniziare a raggruppare per contesti le cose da fare; (2) stilare una lista di cose belle da fare per voi stessi.

Alla prossima settimana!