Il Tempo, L'Agenda

Planning step-by-step

Riprendiamo le fila della serie sull’uso dell’agenda ed in particulare dell’ultimo post, sul project planning. Oggi vorrei darvi una idea più nel dettaglio di cosa significhi pianificare (planning) in vista del perseguimento di un obiettivo. Ed in particolare il focus sarà sugli obiettivi/progetti personali che possono essere quelli su cui possiamo trovare maggiore difficoltà non avendo nessuno a cui dare conto se non noi stessi! Inoltre per progetti di lavoro, ognuno di noi ha delle guide linea e delle tabelle di marcia dettate dal proprio ambiente lavorativo o dalle regole di esperienza della propria professione, per cui è molto più semplice rispetto al pianificare per se stessi.

Conosciamo già la definizione di “Progetto”: è un obiettivo che richiede più di un’azione per essere completato.

Oggi vediamo come usare l’agenda (o il planner) come strumento per perseguire l’obiettivo, spezzettandolo in tante piccole azioni e traguardi intermedi in modo che il vostro progresso sia misurabile e quantificabile. In particolare la nostra agenda può aiutarci nel risolvere alcuni dei principali problemi che incontriamo quando cerchiamo di perseguire un obbiettivo, come ad esempio la perdita di motivazione o lo scoraggiamento che deriva dal vedere ancora lontana la meta finale.

Step 1: La bucket list:

Da dove partire? Si parte dall’elenco dei propositi per il breve periodo (intendiamo per breve periodo qualsiasi lasso di tempo inferiore ad un anno). Si, magari quella lista di buoni propositi che avete fatto il 1 gennaio. Prendetela, non occorre aspettare l’inizio dell’anno, nè l’inizio del mese o della settimana per cominciare un nuovo progetto.

Facciamo finta che i vostri obiettivi siano questi:obiettivi

Questa è la vostra “bucket list”, qui ci potete mettere di tutto: tutto quello che vi piacerebbe fare, creare, implementarenelle vostre vite.

Regola numero uno: non sentirsi demoralizzati dalla lunga lista di progetti che abbiamo. Si chiama vita!

Step n. 2: la data!

Ora scegliete uno (per cominciare) di questi progetti che volete completare entro l’anno (consiglio: partite da uno semplice, aiuterà a tenervi motivati ed a fare “pratica”!). Dategli una una scadenza (o fissare una data, se preferite), prima di questo passo cruciale, stiamo solo parlando di sogni, lo sapete. 

Step n. 3: Analisi (pre-planning)

Sedetevi un attimo a tavolino e rispondete, per ciascun progetto prescelto, a queste domande. Sembrano sciocche o eccessove, ma in realtà vi aiutano a pianificare, a fare cioè project planning.

Vediamo un esempio concreto.

Obiettivo: Risparmiare 5,000€

  1. Quale è la scadenza che voglio darmi per questo obiettivo?
    (es. entro dicembre…)
  2. Perché è importante per me? Cosa mi motiva?
    (es. per affrontare meglio trasferimento, imprevisti,….)
  3. Posso stabilire delle tappe intermedie per misurare i miei progressi? Quali?
    (es. 500€ al mese)
  4. Di quali risorse ho bisogno per raggiungere l’obiettivo?
    (es. account ebay per vendere roba inutilizzata…, lavoretto extra,…, trovare un coinquilino con cui dividere spese…. )
  5. Della collaborazione di chi ho bisogno?
    (es. il partner/coinquilino, per contenere alcune spese)
  6. Quale è la prima azione che posso compiere?
    (es. aprire un conto corrente dedicato ai risparmi)
  7. Quali sono gli step successivi a questa prima azione?
    (es. creare un budget mensile, cancellare abbonamenti che non utilizzo più, ridurre consumo di …, usare meno l’auto,…)

Sapete cosa si è appena delineato davanti ai vostri occhi: la bozza del vostro project plan.

Step n. 4: Trasferire le informazioni nell’agenda/planner (Planning)

Ora non vi resta che spostare queste belle informazioni nella vostra agenda o planner.

Innanzi tutto, mettete un promemoria per quelli che sono gli obiettivi intermedi (nell’esempio, 500€ al mese da trasferire sul conto dedicato), sulla visuale mensile o sul vostro calendario.

Poi iniziate a stilare la vostra “Project To Do List” attingendo proprio al questionario a cui avete appena risposto:

  • fare ricerche su conto corrente online 0€ costi;
  • aprire conto corrente dedicato,
  • selezionare oggetti da vendere su ebay,
  • creare/riattivare account ebay;
  • mettere in vendita oggetto1, oggetto 2,….
  • disdire rinnovo abbobamento 1, abbonamento 2….
  • analizzare l’estratto conto dell’ultimo anno e creare un budget,
  • chiedere al partner di …., ….,

Man mano che vi accorgete o che emergono nuove cse da fare, annotatele nella stessa To Do List dedicata allo specifico progetto.

Ripetete per gli altri progetti su cui volete concentrarvi di qui ai prossimi mesi.

Si, il project planning richiede tempo! Ma è tutto tempo guadagnato in termini di efficienza ed efficacia delle vostre azioni future.

Ora che avete i vostri Project Plans, siete a buon punto, ma ancora non basta.

Step n. 5: Passare all’azione!

Assicuratevi di fare dei piccoli-grandi passetti costantemente verso il raggiungimento del vostro obiettivo intermedio e poi finale.

Segnatevi sull’agenda la prossima azione da fare non appena ne avete completata una (o prima di completarla, se ancora pendente e non consequenziale all’altra)!

Step n. 6: Revisioni periodiche

Revisionate e aggiornate il vostro piano con cadenza periodica (es. mensile o bisettimanale), monitorate i vostri progressi e, all’occorrenza, ridimensionate la tabella di marcia. Life happen!

Non potete prevedere oggi tutto quello che accadrà da qui a 12 mesi. E’ possibile che accada una spesa improvvisa (o anche una vincita inattesa!!!) per cui occorre ricalibrare gli obiettivi intermedi e/o la scadenza da assegnare al raggiungimento dell’obiettivo finale. Non scoraggiatevi. I piani sono fatti per essere adattati alle contingenze.

Ricordate: (quasi) niente va mai secondo i piani, ma… guai a non avere un piano!

Questa è una somma verità. Conoscere i vostri obiettivi, avere un piano d’azione non significa essere ingabbiati in uno schema, ma sapere quali pedine muovere e riposizionare per far spazio a quello che non avevate previsto.

Potete anche decidere di accantonare un progetto e focalizzarvi su un altro in quel momento più importante/urgente. Quando sarete pronti, riprenderete il vostro piano e ripartirete da lì. Non avete assolutamente perso nè tempo nè risorse!

Più in là scopriremo anche quali sono i metodi più efficaci per portare a termine gli impegni che prendiamo con noi stessi.

Per ora, avete già il vostro bell’esercizio della settimana!

Ciao e a presto!

 

Un pensiero riguardo “Planning step-by-step”

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...