L'Agenda

Progetti e Future Planning – Di cosa si tratta e gli errori da evitare.

Quella dei progetti è forse la sezione più fraintesa nelle agende, e quindi, a torto, meno o per nulla utilizzata.

Quando negli anni ’90 mi capitava di avere per mano una agenda ad anelli (all’epoca diffusissime, a poco prezzo e regalate a destra e a manca) quando arrivavo alla sezione “Progetti” pensavo non mi servisse perché… non ero un ingegnere né un architetto (ed ad alimentare questo fraintendimento c’era anche la visualizzazione standard di questa sezione con spazio per disegni “tecnici”).

Tutto ciò nasceva per me (e probabilmente per molti di voi) da un fraintendimento semantico: per me il progetto era qualcosa di assimilabile esclusivamente al costruire materialmente (con cemento e mattoni) una struttura fisica.

Sgombriamo pertanto la mente da questo fraintendimento e diamoci una migliore definizione al termine “Progetto”.

Il Progetto nell’ambito dell’organizzazione e pianificazione è una cosa che per essere completata richiede più di un’azione.

Di conseguenza, un progetto consta di più azioni, e cioè più cose da fare, una consequenziale all’altra o comunque collegate tra loro, per il raggiungimento di un certo risultato (=obiettivo)

Secondo questa definizione sono dei progetti sia Costruire una casa, sia Rimettere in ordine la cantina.

Il consiglio che vi do, se come è capitato a me anche voi faticate in questa fase a capire cosa sia un progetto, è quello di ragionare in termini di obiettivi.
L’obiettivo, il risultato che volete ottenere, talvolta richiede solo un’azione specifica (es.: stirare i panni), talvolta un piano d’azione (come ad es., perdere peso, laurearsi, riordinare l’armadio, cambiare lavoro…).

Ci sono progetti/obiettivi semplici, che richiedono il mero susseguirsi di alcune azioni concatenate (ad esempio: Riordinare la libreria – Azioni: Togliere tutti i libri; spolverare ripiani; dividere catalogare libri per genere/autore; riporre i libri sulla libreria, donare libri non più utili/interessanti – Stop!) e progetti importanti, che richiedono una pianificazione più dettagliata, una previsione di spesa, un piano di risparmio, la collaborazione di altri soggetti, ecc… (es. Comprare casa per le vacanze, Progettare una viaggio di famiglia, …).
Ci sono progetti personali (rimettersi in forma, leggere di più, passare più tempo con il partner/figli…) o professionali (progressione di carriera, cambiare/cercare lavoro, completare un ciclo di studi…); progetti familiari (pianificare una gravidanza, traslocare…), finanziari (estinguere debiti, creare un fondo di emergenza, investimenti…)… persino dedicarsi ad un nuovo hobby o imparare una nuova lingua o a suonare uno strumento musicale possono essere considerati e trattati come progetti.

Qualsiasi sia la vostra età e/o bucket list, qualsiasi sia il vostro sogno nel cassetto, c’è un solo modo per giungere al risultato sperato: FARE! Fare cosa? Le azioni che singolarmente conducono, un passo alla volta, alla realizzazione del vostro progetto (o obiettivo!). E per fare ciò dovete prima pianificare, ossia suddividere il vostro progetto in tante piccole azioni, tante quante ne servono per giungere alla meta, e darvi un tempo entro cui eseguirle.

Un obiettivo è un sogno con una data entro cui realizzarlo.

Probabilmente stanno iniziando a delinearsi in questi concetti alcune delle ragioni che vi trattengono dal realizzare i vostri progetti/obiettivi/sogni. Probabilmente iniziate ora ad avere una idea di cosa significhi e cosa serva per pianificare il futuro e arrivare alla realizzazione di un progetto/obiettivo.

Torneremo più volte a parlare di progetti e future planning, per adesso analizziamo nel dettaglio gli errori più comuni che possono ostacolarvi o rallentarvi nel perseguimento di un obiettivo:

  1. Confondere progetti e cose da fare. Questa è la difficoltà più comune. Come detto più su il progetto si compone di più azioni/cose da fare. Se inserite nella vostra lista di cose da fare cose che in realtà sono progetti, ne trarrete un senso di frustrazione, inconcludenza e sconfitta. Diversamente, se inserite solo le singole azioni (=actionable steps) vedrete che il vostro lavoro progredisce di giorno in giorno, un passetto alla volta (le classiche 50 pagine al giorno di qualsiasi studente universitario!).
    Rivediamo l’esempio fatto sopra di un progetto semplice come ad esempio riordinare la libreria. A meno che la vostra libreria non consti di 10 libri (Konmari sarebbe molto fiera di voi) è molto probabile che ognuna delle “azioni” su richiamate richieda un pomeriggio, e che quindi l’intero progetto per completarsi necessiti di qualche giorno. Se nella mia lista di cose da fare ho inserito “Togliere tutti i libri della libreria X”, potrò a fine giornata metterci una spunta, dopo che l’avrò fatto. Diversamente se sulla lista ho segnato non un’azione, ma l’intero progetto “Riordinare la libreria” quella spunta non riuscirò a darla sino a che non avrò finito tutto (sentendomi sopraffatta, demotivata e demoralizzata per la pendenza ancora irrisolta, con il rischio di lasciare il lavoro incompiuto).
  2. Non avere una scadenza: Se non vi ponete un termine entro cui fare/completare una cosa, è molto probabile che non vi ci dedicherete affatto e che il vostro progetto resti solo un sogno. Va benissimo sognare. Ogni tanto però dobbiamo scegliere quale di questi sogni realizzare, e per farlo occorre darci una scadenza (questo mese, il prossimo trimestre, entro cinque anni…).
  3. Non avere un piano d’azione: avere una scadenza aiuta ma non basta. Come abbiamo detto sopra il progetto si compone di più azioni, pertanto è di cruciale importanza fare l’elenco delle azioni (=project plan) che occorre compiere per poterlo realizzare, e portarle via via a compimento tutte (salvo rivedere ed aggiustare il piano d’azione in corso d’opera). Nel piano d’azione è molto importante anche includere degli Obiettivi intermedi (=milestones), specie per i progetti che richiedono più tempo per essere completati (senza fare esempi distanti dalla realtà di tutti i giorni: se dovete preparare un esame entro la fine del trimestre, oltre all’obiettivo delle famose 50 pagine al giorno, potete porvi un obiettivo mensile/settimanale per monitorare meglio i vostri progressi; includere nel vostro piano delle verifiche intermedie magari con un gruppo di studio; delle pause e/o giornate in cui di sicuro non potrete dedicarvi al 100% allo studio da recuperare, ecc…).
  4. Non dedicarvi con costanza ai progetti in corso: Potete avere il piano d’azione più dettagliato, non vi servirà a molto se poi su quelle 50 pagine al giorno non vi ci mettete con costanza e perseveranza. Siate, inoltre, un buon giardiniere: controllate la crescita ed il progresso dei vostri progetti con revisioni periodiche dello stato di avanzamento, il raggiungimento degli obiettivi intermedi e l’opportunità di rivedere il piano d’azione (es: magari invece che sognare di dare 4 esami a fine trimestre, potrebbe essere il caso di concentrarvi solo su due esami e prepararli a dovere!).
  5. Troppa carne sul fuoco: il tempo è una risorsa limitata. Fate attenzione a non mettere in piedi troppi progetti senza poter dedicare ad ognuno il giusto tempo ed attenzione (es. degli esami più su). Datevi una scala di priorità e cercate di completare uno/due progetti per volta, oppure datevi delle scadenze più lunghe se dovete lavorare su più fronti, ad esempio dividendovi tra lavoro a tempo pieno e progetti personali/hobby/studio, ecc…
  6. Nessuno a cui rendere conto: non avere qualcuno che vi ricordi quali e quante scadenze vi eravate prefissati (se siete all’Università: non avete più l’incubo delle interrogazioni ogni mese!). Se non abbiamo una buona autodisciplina, non avere nessuno a cui rendere conto può essere un ostacolo al raggiungimento dei nostri obiettivi. Coinvolgete un amico o il partner nei vostri progetti, oppure cercate di utilizzare la vostra agenda come il compagno di viaggio che vi tiene “in riga” e vi riporta all’ordine quando perdete il giusto ritmo.

Ecco il compito per la prossima settimana:

  • Individuate uno o più progetti che volete realizzare (possibilmente almeno uno a breve termine, e cioè da completare in poche settimane/mesi);
  • Fate un elenco delle singole minime azioni che occorrono per poterlo raggiungere (incluso eventuale materiale che dovete procurarvi, previsione di costo, spazi da dover adibire stabilmente o temporaneamente al progetto, ecc…);
  • Segnate una scadenza sul calendario/agenda sia per la realizzazione del progetto sia per l’esecuzione delle singole azioni che per il controllo degli obiettivi intermedi;
  • Fissate un sistema di controllo dei vostri progressi, che sia la vostra agenda, un amico o la nutrizionista che vi pesa ogni mese, abbiate qualcuno o qualcosa a cui dare conto dei vostri progressi.

A piccoli passi diventerete dei maestri del project and future planning! 😉

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2 pensieri riguardo “Progetti e Future Planning – Di cosa si tratta e gli errori da evitare.”

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