Il Tempo, L'Agenda

Come ti organizzo…l’Agenda: Cap. 2 – Le Liste (cenni di Time Management)

Come è andata la prima settimana con la vostra nuova agenda? Vi è sembrato di riuscire a fare più cose? Vi è sembrato di concludere meno di quanto vi siete prefissati di fare? Nel primo caso datevi una buona pacca sulla spalla, nel secondo caso, non siate troppo duri con voi stessi, siate contenti per quello che avete fatto e continuate a seguire questa serie per liberarvi da questa sensazione di inconcludenza definitivamente!

Oggi vorrei parlarvi del sistema delle liste delle cose da fare. E dico Listnon listperché uno dei segreti per essere produttivi ed efficienti è quello di stilare non un’unica generica omninclusiva lista di cose da fare (che necessariamente vi farà sentire oppressi e inconcludenti) ma più liste, organizzate per contesti. Un concetto tanto semplice quanto potente, che ho appreso da David Allen (del cui metodo GTD vi dirò meglio a breve). Invero questo post attiene sia all’organizzazione dell’agenda che a quella del tempo in generale (il cosiddetto time-management).

Osservate la vostra lista delle cose da fare (se non l’avete già scritta, prendetevi due minuti per annotare velocemente quello che dovete fare oggi e nei prossimi giorni).

Quasi sicuramente le cose che dovete fare ricadono in diverse categorie o contesti. Ad esempio: cose da fare a casa (pulire, cucinare, ritirare il bucato preparare lo zaino…), al lavoro (chiamare un fornitore, sollecitare una risposta, consegnare un progetto,…), al computer (scrivere un’email, editare un video, fare una ricerca, acquistare un articolo su amazon,…), telefonate (mamma, amica, medico, partner, collega…), cose da fare mentre siete in giro (spesa, buttare pile esaurite, ritirare panni dalla lavanderia, restituire un libro ad un amico,…), cose da fare insieme al vostro partner (scegliere il nuovo divano, spostare l’armadio, organizzare le prossime vacanze), da dire alla vostra assistente, ecc…

Uno dei segreti per essere efficienti e organizzati è quello di raggruppare per contesti le diverse cose da fare. In questa maniera, qualsiasi sia il contesto/luogo/persona con cui vi trovate, saprete cosa fare/dire in quel momento. Va da sé che per poter beneficiare appieno di questo sistema, le vostre liste dovrebbero viaggiare con voi, sul telefonino ad esempio, oppure in un piccolo notebook o semplicemente un post-it, nel caso in cui non siete (ancora) abituati a portarvi dietro l’agenda in ogni luogo. E… cosa ancora più essenziale: dovete ricordarvi di consultarle!

E ancora, all’interno di un contesto (esempio al lavoro) potrebbe essere utile individuare ulteriori sotto-categorie, a seconda del numero di mansioni che siete soliti svolgere, come ad esempio:

  • fotocopie/scansioni (raggruppate in un apposito raccoglitore o cassetto tutti i documenti da fotocopiare e scansionare, e smaltitele tutte in una volta, piuttosto che alzarvi 10 volte per 10 fogli, interrompendo 10 volte altre attività);
  • telefonate (se avete diverse telefonate da fare, raggruppate tutti i nomi + i numeri in un unico elenco + se necessario una breve nota di quello che dovete dire, sfruttate i tempi morti per smaltirle oppure dedicate un’ora al giorno a questa attività);
  • email (le email sono un grande succhiatempo, se lavorate principalmente con le email, abituatevi a dedicare a queste un orario pre-stabilito, oppure a rispondere in giornata solo a quelle arrivate entro un certo orario, lasciando nella giornata lavorativa un congruo tempo per fare anche altro);
  • cose da discutere con il capo (tenete un promemoria generale delle questioni pendenti da sottoporre al capo, anche se riferite a più progetti/pratiche, in modo da sfruttare al massimo quei 5 minuti di udienza settimanale!);
  • cose da delegare all’assistente (raggruppare in un unica lista i promemoria delle cose da delegare o delegate all’assistente, vi aiuterà a tenere traccia dei vari compiti assegnati e a non perdere di vista nessuna scadenza);

Nella gallery sotto alcuni esempi: notepad con sezioni diferenziate, post-it (eventualmente da portarsi dietro), agenda riorganizzata con washi con sottosezioni.

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Potrebbe essere utile anche segnare il tempo che stimate necessario per svolgere ognuna di queste attività. Così se vi avanza tempo prima di una riunione, potete scegliere se fare o meno qualcosa in base al tempo che avete a disposizione.

La parola chiave è proprio scegliere. Una volta che tutte le cose che avete da fare sono annotate (=non dovete sforzarvi di ricordarle) magicamente vi riapproprierete del vostro tempo e della libertà di scegliere cosa fare e cosa non fare, in base alle priorità e circostanze.

So che per alcuni l’idea di avere più liste potrebbe sembrare quasi maniacale o eccessivo. La risposta è dipende! Come ho detto sopra, ognuno sceglie i propri contesti in base alle proprie necessità. Potrebbero bastare due (personale/lavoro) o servirne 100. Qualsiasi sia la cosa che vi faccia essere più efficienti, senza diventare troppo macchinosa. Ad esempio la differenziazione dei contesti può avvenire anche all’interno della stessa lista, tramite il color coding.

Chiudendo vi consiglio caldamente di iniziare ad essere organizzati tramite le liste non solo sul lavoro (dove dovete rendere conto al capo e/o ai clienti), ma anche nella sfera personale, e non solo sul piano dei doveri ma anche delle cose che vi gratificano e che vi piace fare. Quante volte nel weekend non sapete cosa fare a parte servizi e lavorare? Avere una lista di cose belle con cui distrarvi e da cui scegliere in base al tempo è un ottimo modo per iniziare a fare qualcosa per voi (passeggiata al parco, visita ad una mostra, massaggio facciale, una nuova ricetta…)

Ecco quindi i compiti per questa settimana: (1) iniziare a raggruppare per contesti le cose da fare; (2) stilare una lista di cose belle da fare per voi stessi.

Alla prossima settimana!

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