L'Agenda

Come ti organizzo… l’Agenda: Cap. 1 – Il Calendario e le Note.

In questo post vi spiego come organizzare in maniera razionale le informazioni nella vostra agenda, a seconda che siano legate ad una certa data o meno.

* * * 

Per cominciare ad usare un’agenda non vi serve molto di più dell’agenda stessa ed una penna. Magari qualche post-it e delle pagine per prendere appunti. Di renderla più carina e gradevole (anche per invogliarvi ad usarla) ci occuperemo a breve.

Ho già affrontato in quest’altro post il tema della scelta del layout giusto. Se però avete ancora dei dubbi o non vi va di leggerlo, il mio consiglio è di cominciare con un layout settimanale, decidete voi se verticale o orizzontale, in base a quello che vi ispira di più. Nella maggior parte dei casi è più che sufficiente per cominciare.

Adesso che avete una penna, l’agenda (con le pagine datate che chiamiamo diario) e spazio per prendere appunti (notepaper), iniziamo a scrivere qualcosa!

Sul diario vanno innanzi tutto segnate le cose che sono “time-sensitive“, e cioè le cose che devono accadere ad (oppure entro) una precisa data. Rientrano in questa categoria:

  1. Compleanni, anniversari, ricorrenze;
  2. Appuntamenti, Eventi (dentista, concerto a cui vorreste andare);
  3. Impegni ricorrenti (palestra, riunioni di team…);
  4. Scadenze e Deadlines (es. pagamenti o cose che occorre completare entro una certa data).

Secondo molti, non andrebbe, invece, aggiunta nella sezione del “diario” la lista generica delle cose da farea meno che non abbiate stabilito per esse una data precisa ovvero ci sia una scadenza (es. andare in banca per effettuare un pagamento entro il giorno X, cambiare toner stampante, ecc…).

Il “mucchio” delle cose da fare non time-sensitive, e cioè non urgenti e/o per cui non avete  ancora una idea precisa di quando andrebbero fatte (ad es. comprare un nuovo paio di scarpe, riorganizzare la dispensa, ecc…), vanno inserite nella sezione note, o magari su un post-it da appiccicare sul diario se volete averlo sott’occhio o collegato ad una particolare giornata/settimana, ma che potete staccare e riattaccare altrove, se occorre. Nella gallery alcuni esempi di come poter organizzare queste due categorie di cose. Nelle immagini vedrete anche un esempio di “color coding” ossia creare una legenda di colori, per aiutarvi a individuare con un colpo d’occhio che tipo di impegni avete nella settimana, sistema che onestamente io uso poco.

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Nell’ottica di mantenere separate le cose time sensitive dalle cose non timesensitive, molti guru della organizzazione, consigliano di creare ogni mese una Master Task List, ossia la lista “principale” (master) delle cose da fare, da consultare all’inizio di ogni settimana e da cui “scegliere” cosa fare di volta in volta. Ovviamente alla Master Task List possono essere aggiunte anche altre cose nel corso del mese, man mano che intercettate nuove cose da fare.

In tutta onestà, la Master Task List mensile per me non ha mai funzionato al 100%, soprattutto per quel che riguarda il lavoro, che è il movente  di almeno il 90% delle cose che finiscono nella mia agenda e nelle cose da farePreferisco ragionare in termini di “Progetti” (ne parleremo in un altro post) e decidere di settimana in settimana su quali focalizzare la mia attenzione.

Ragionando su base settimanale, quindi, trovo più comodo raccogliere insieme, nella stessa visuale sia gli appuntamenti (per me molto pochi)  che le cose da fare (tante, possibilmente divise per tipologia), pur rimanendo le stesse concettualmente e visivamente separate. Un esempio nella mia visuale settimanale nella foto sotto (perdonate i post-it sparsi, dovevo coprire i nomi dei clienti!).

IMG_20180122_081739.jpg

A tempo debito vi mostrerò più nel dettaglio le varie sezioni della mia agenda, come e perché sono arrivata a strutturarla in questa maniera in modo che fosse funzionale alle mie esigenze. Questa in particolare è l’agenda che uso per lavoro, non deve essere bella, deve solo aiutarmi a ricordare cosa devo fare!

A voi per questa settimana basti svolgere questo compito a casa:

  1. Annotare nel diario, nel rispettivo giorno di scadenza/dell’evento tutte le cose time sensitive che richiedono una vostra azione  (compleanni di persone a cui ci tenete a fare una telefonata, e non solo inviare un messaggino su facebook; appuntamenti medici segnati sulla lavagnetta magnetica del frigo; le prossime bollette da pagare impilate sul tavolino dell’ingresso; quel concerto a cui vi piacerebbe andare,….).
  2. Annotare su un foglio/pagina a parte le cose da fare (To Do List) (comprare nuovo microonde, chiamare elettricista, portare scarpe dal calzolaio…).
  3. Usare l’agenda! Abituarvi all’idea di consultarla anche più di una volta al giorno (es. al mattino, dopo pranzo e la sera prima di andare a letto) e fare le cose che avete scritto su.

La prossima settimana ci concentreremo sulla “To Do List”, o meglio sullTo Do Lits, come organizzarle e diversificarle in base ai contesti secondo il metodo GTD.

Un pensiero riguardo “Come ti organizzo… l’Agenda: Cap. 1 – Il Calendario e le Note.”

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